ИИ-агент для оптовых продаж: разбор заказов дилеров из почты

ИИ-агент для оптовых продаж нужен там, где дилеры заказывают письмами, а менеджер вручную сверяет каждую позицию с прайсом и остатками. Это самая дорогая форма рутины: ошибка в ней стоит не времени, а отгрузки.

Выглядит это знакомо. Дилер присылает список в свободной форме, иногда в теле письма, иногда таблицей, иногда фотографией накладной. Менеджер переносит позиции в заказ, проверяет наличие, считает скидку по категории клиента и отвечает. На одно письмо уходит двадцать минут, писем приходит тридцать.

Коротко о главном

ИИ-агент для оптовых продаж разбирает входящие заказы из почты, сверяет позиции с прайсом и остатками в таблице, считает сумму с учётом категории дилера и готовит ответ. Менеджер проверяет и отправляет. Из интеграций нужны Gmail, Google Sheets и Telegram, триггером служит новое письмо.

Содержание:

• Что именно отнимает время
• Как агент разбирает заказ
• Что подключить
• Как собрать за пять шагов
• Сколько это экономит
• Где нужен менеджер
• Частые вопросы

Что именно отнимает время

Не сам заказ, а приведение его к единому виду. Один дилер пишет артикулы, другой названия, третий «то же, что в прошлый раз, но без синих». Менеджер тратит время не на продажу, а на расшифровку.

Вторая часть — проверка. Есть ли позиция на складе, какая у этого дилера категория скидки, не изменилась ли цена с прошлого месяца. Все данные лежат в таблицах, но сводить их приходится глазами.

Как ИИ-агент для оптовых продаж разбирает заказ

Триггером служит новое письмо в Gmail. Агент читает его и вытаскивает позиции: что, сколько, в каком исполнении. Названия и артикулы он сопоставляет с прайсом в таблице, а не требует от дилера правильного формата.

Дальше идёт сверка с остатками. Позиции в наличии попадают в черновик заказа с ценой по категории дилера, позиции без остатка выносятся отдельным списком с датой ближайшей поставки, если она известна. Неоднозначные строки агент не угадывает, а помечает вопросом.

Готовый черновик уходит менеджеру в Telegram: сумма, список позиций, что под вопросом. Менеджер правит и отправляет ответ дилеру.

Что подключить

Gmail здесь не просто почта, а единственный в схеме настоящий триггер: агент срабатывает на письмо, а не ждёт расписания. Остатки должны обновляться хотя бы раз в сутки, иначе проверка наличия теряет смысл.

Как собрать за пять шагов

1. Приведите прайс в таблицу с артикулами и синонимами названий. Синонимы — ключевая часть: именно они позволяют понять «тот самый шкаф, белый» без переписки.
2. Заведите лист с категориями дилеров и их скидками, второй лист — с остатками.
3. Создайте агента, подключите Gmail и Google Sheets, настройте триггер на письма с нужного адреса или с пометкой «заказ».
4. Опишите правила: что делать с позицией без остатка, как округлять, когда ставить вопрос вместо догадки.
5. Подключите Telegram и первое время проверяйте каждый разбор. Синонимы и исключения дописываются именно в эти первые недели.

Как настроить агента по почте, пошагово разобрано в гайде про ИИ-агента для электронной почты, а работа с остатками — в материале про агентов для управления запасами.

Сколько это экономит

Пример с допущениями. Тридцать заказов в неделю, двадцать минут ручного разбора на заказ, два менеджера на опте.

Расчёт на допущениях выше. Скорость ответа здесь часто важнее сэкономленных часов: дилер, получивший подтверждение через час, реже уходит искать позицию у другого поставщика.

Где нужен менеджер

Индивидуальные условия, отсрочка платежа, нестандартная скидка под объём — это переговоры, агент их не ведёт. Он также не принимает решение об отгрузке при задолженности: такие заказы помечаются и уходят человеку.

И правило, которое стоит задать сразу: при любом сомнении в позиции агент ставит вопрос, а не выбирает похожий артикул. Отгруженный не тот товар обходится дороже уточняющего письма.

Частые вопросы

Агент сам отправляет ответ дилеру?

По умолчанию нет: он готовит черновик, менеджер подтверждает. В документации это поведение по умолчанию и для писем, и его стоит сохранить хотя бы на первые месяцы.

Что если заказ пришёл картинкой или PDF?

Файлы из письма агент прочитать может, но качество разбора зависит от читаемости документа. Фотография накладной под углом — ненадёжный источник, такие заказы лучше оставить менеджеру.

Нужна ли интеграция с 1С?

В документации её нет, поэтому схема строится на выгрузке остатков и прайса в таблицу. Выгрузка раз в сутки для большинства оптовиков достаточна.

Как агент узнаёт категорию скидки дилера?

По адресу электронной почты отправителя, сверяясь с листом категорий. Если письмо пришло с незнакомого адреса, агент ставит вопрос вместо того, чтобы применить базовую цену.

Подойдёт ли это при десяти заказах в месяц?

Выгода будет небольшой. Схема окупается на потоке, когда разбор писем занимает у менеджера заметную часть дня.

Итог

В оптовых продажах менеджер ценен переговорами, а не расшифровкой писем. Агент снимает разбор заказа и сверку с остатками, отвечает дилеру в течение часа и честно поднимает вопрос там, где не уверен.

Готовые агенты для работы с почтой и заказами есть в маркетплейсе ASCN. По настройке под свой прайс пишите менеджеру в Telegram.