Автоматизируйте сбор данных о государственных закупках в Нидерландах с помощью TenderNed

TenderNed — это платформа для электронных закупок в Нидерландах, принадлежащая RVO (Нидерландскому агентству по предпринимательству), которая сотрудничает с PIANOo (Голландским экспертным центром по государственным закупкам) для поддержки системы электронных закупок в стране. Платформа TenderNed была основана в 2012 году в соответствии с Aanbestedingswet 2012 (Законом о закупках Нидерландов) и охватывает весь жизненный цикл закупок: от публикации и подачи заявок до оценки и присуждения контрактов. Все государственные учреждения в Нидерландах по закону обязаны публиковать на TenderNed тендеры, стоимость которых превышает минимальный порог ЕС.

Что касается масштабов, ежегодные государственные расходы составляют 116 миллиардов евро, при этом публикуется более 25 000 объявлений в год. Тендеры в Нидерландах публикуют более 3 000 агентств из различных секторов, включая строительство, ИТ, здравоохранение, инфраструктуру и профессиональные услуги. В TenderNed установлены следующие минимальные пороги ЕС: 143 000 евро для закупок центральным правительством, 221 000 евро для закупок субцентральными органами власти и 5,54 миллиона евро для контрактов на выполнение работ.

Благодаря автоматизации компания из двух человек может отслеживать тендеры так же эффективно, как и целый штат крупного тендерного отдела, что выравнивает правила игры для всех компаний-участников.

Реальная стоимость ручной проверки

Если в компании есть активная тендерная группа, процесс мониторинга тендеров через TenderNed занимает от 10 до 15 часов в неделю. Это эквивалентно 520–780 часам в год или расходам в размере 15 000–25 000 долларов на одного аналитика, если проверки проводятся регулярно. На практике аналитики не проверяют тендеры постоянно, что приводит к пропущенным дедлайнам и получению информации о тендерах уже после даты подачи заявок.

5 этапов работы автоматизированных процессов TenderNed

Решение по автоматизации напрямую подключается к TenderNed API и осуществляет сбор данных по всем тендерам согласно заранее определенному ежедневному графику (по умолчанию) или ежечасно (для критичных по времени секторов).

Этап 1 — Триггер и получение публикаций

Запланированный триггер использует аутентификацию HTTP Basic для вызова API TenderNed и получения до 100 публикаций тендеров за один вызов (для получения большего количества результатов используется пагинация).

Вы можете получить учетные данные API, обратившись по адресу functioneelbeheer@tenderned.nl. Документация доступна на tenderned.nl/info/swagger/ (интерактивный и обновляемый ресурс). Также существует пример репозитория с кодом на GitHub.

Этап 2 — Парсинг данных тендера в форматах XML и JSON

Для каждого тендера параллельно создаются вызовы API в форматах XML и JSON. Конечная точка XML возвращает всю тендерную документацию, критерии оценки и требования к подаче заявок. Конечная точка JSON возвращает структурированные метаданные, такие как справочные номера, коды CPV, ключевые слова, даты и оценочную стоимость контракта.

Для каждого тендера вы будете собирать следующие поля:

• ID и дата публикации
• Название организации (Заказчик)
• Название и описание тендера
• Справочные номера (kenmerk, номера TED)
• Оценочная стоимость контракта
• Срок подачи заявок
• Коды CPV
• Тип закупок
• Контактные данные (email, телефон)
• Географический регион

Этап 3 – Фильтрация списка тендеров по коду CPV, стоимости контракта и региону

Коды Common Procurement Vocabulary (CPV) используются в ЕС для классификации объектов закупок. Вы можете настроить фильтрацию по коду 72000000 для ИТ-услуг, 45000000 для строительства, 85000000 для медицинских услуг или по любой комбинации вышеперечисленного. Кроме того, можно применять пороговые значения стоимости контракта и фильтры по географическим регионам конкретных заказчиков и ключевым словам.

Например, консалтинговая ИТ-фирма из Утрехта использовала фильтр CPV 72000000 с минимальной стоимостью 50 000 евро. В первую же неделю они получили информацию о трех тендерах, которые пропустили при ручном поиске, включая один от муниципалитета, за которым они ранее не следили.

Этап 4 – Сохранение подходящих тендеров в вашей базе данных

Найденные тендеры сохраняются в PostgreSQL, MySQL или других SQL-базах данных. Записи включают временные метки, ссылки на источники, все собранные поля и проходят процесс дедупликации. После накопления данных за 6–12 месяцев начнут проявляться закономерности: какие агентства публикуют тендеры в первом квартале, в каких категориях CPV наблюдается сезонный спрос и какие ведомства придерживаются ежегодных циклов. Прогнозирование событий важнее, чем просто готовность к неожиданностям.

Этап 5 — Мгновенное уведомление вашей команды

Каждый раз при обнаружении нового подходящего тендера вы можете отправить уведомление своей команде следующими способами:

• Через Slack: сообщение в тендерный канал с названием тендера, данными заказчика, оценочной стоимостью, крайним сроком подачи, кодом CPV и прямой ссылкой на тендер в TenderNed.
• По электронной почте: аналогично вышеуказанному.
• В вашей CRM: создание новых записей о сделках в HubSpot или Salesforce; назначение ответственного сотрудника и постановка задачи по соблюдению сроков.

Техническая настройка API TenderNed

Для настройки API TenderNed вам потребуются три вещи: учетные данные API, конфигурация HTTP Basic Auth и две конечные точки данных.

Как получить учетные данные API

Для получения учетных данных зарегистрируйтесь на сайте tenderned.nl. Напишите на functioneelbeheer@tenderned.nl запрос на доступ к API. Вам пришлют имя пользователя и пароль для HTTP Basic Auth для трех узлов этого рабочего процесса: выборка публикаций (Publications Fetch), подробные данные XML и подробные данные JSON.

Параметры ключа API TenderNed

Полная документация доступна по адресу tenderned.nl/info/swagger/. Ключевые параметры API включают:

• Offset: начальная позиция для пагинации.
• Size: количество результатов в ответе (максимум 100).
• Фильтры по диапазону дат.
• Фильтры по статусу (опубликован, присужден, отменен).

Кому автоматизация TenderNed приносит наибольшую пользу?

Строительным и инженерным компаниям, которые участвуют в тендерах Rijkswaterstaat на инфраструктурные объекты, проекты водных управлений и муниципалитетов, стоимость которых регулярно превышает 500 000 евро. Пропуск срока подачи заявки на такой проект может иметь серьезные последствия.

Поставщикам технологических услуг, ориентированным на контракты «Цифрового правительства» (Digitale Overheid). Правительство Нидерландов является одним из крупнейших покупателей технологий в Европе. По коду CPV 72000000 каждую неделю появляется множество новых тендеров.

Консалтинговым агентствам, которые отслеживают контракты на консультационные услуги, аудит и исследования. Циклы закупок становятся предсказуемыми после сбора исторических данных за 6–12 месяцев. Менеджерам, отслеживающим множество кластеров CPV в десятках ведомств, невозможно делать это вручную; автоматизация делает этот процесс простым и эффективным.

Это также касается компаний, базирующихся за пределами Нидерландов. Все страны-члены ЕС и участники Соглашения о государственных закупках (GPA) могут участвовать в торгах по контрактам выше пороговых значений в Нидерландах. Регистрация бесплатна, однако для подачи заявки на тендер выше порога вам потребуется ESPD (Единый европейский закупочный документ).

Сервис автоматизации TenderNed от ASCN.AI — 59 долларов в месяц, запуск за 48 часов

Ваша компания получит полностью настроенную автоматизацию сбора данных TenderNed независимо от ваших технических навыков. В подписку включено:

• Настройка учетных данных API TenderNed и конфигурация HTTP Basic Auth.
• Интеграция конечных точек XML или JSON с извлечением 10 полей из тендеров.
• Индивидуальная фильтрация кодов CPV в соответствии с вашим сектором.
• Фильтрация по стоимости контракта, заказчику и региону.
• Интеграция с базой данных вашей компании (PostgreSQL или MySQL) или любой другой предпочтительной БД.
• Настройка уведомлений в Slack, по email или в CRM (HubSpot или Salesforce).
• Запланированная автоматизация с обработкой ошибок, логированием времени выполнения, логикой повторных попыток и мониторингом статуса.
• Инкрементальные обновления, которые обрабатывают только новые тендеры при каждом запуске и обеспечивают дедупликацию.
• Опциональная загрузка исторических данных вашей компании из TenderNed Open Data (начиная с 2016 года).

Стоимость подписки на сервис автоматизации TenderNed начинается от 59 долларов в месяц. Запишитесь на бесплатную 30-минутную консультацию. В ходе встречи мы поможем вам составить карту категорий CPV и критериев квалификационного отбора. Мы внедрим готовое решение по автоматизации в вашей компании в течение 48 часов после консультации.

Часто задаваемые вопросы

Является ли API TenderNed бесплатным?

Да, API TenderNed бесплатен для поставщиков. Вам нужно запросить учетные данные, отправив письмо на functioneelbeheer@tenderned.nl. Абонентская плата со стороны платформы отсутствует.

Как часто будет запускаться автоматизация?

Стандартный график — ежедневно; однако для секторов, где время критично, мы можем настроить запуск каждый час.

Можно ли ограничить список целевых заказчиков?

Да, с помощью фильтров можно включать или исключать государственные ведомства, министерства и муниципалитеты. Использование фильтров позволяет поставщикам создавать квалификационные воронки, а не просто получать сырые уведомления.

Могут ли ненидерландские компании использовать сервис автоматизации TenderNed?

Да, ASCN.AI предоставляет услуги компаниям по всему ЕС. Директивы ЕС по закупкам позволяют поставщикам из стран-членов ЕС подавать заявки на контракты выше пороговых значений в Нидерландах независимо от местонахождения бизнеса поставщика.

В чем основные различия между TenderNed и TED?

TenderNed — это национальная система тендеров Нидерландов; она обязательна для всех госорганов страны и позволяет добровольно публиковать тендеры ниже пороговых значений. TED — это общеевропейский вестник тендеров, предназначенный только для закупок выше пороговых значений ЕС. TenderNed дает поставщикам доступ ко всем тендерам в Нидерландах (как выше, так и ниже порога), так как в TED представлены не все голландские закупки.

Как быстро я буду получать уведомления после публикации нового тендера?

При использовании стандартного ежедневного графика уведомления приходят в течение 24 часов после публикации. При выборе почасового графика вы будете получать алерты в течение часа после публикации тендера.

Свяжитесь с ASCN.AI для бесплатной консультации, автоматизируйте процесс получения тендеров за 48 часов и получите свое первое уведомление уже через 49 часов.