Автоматизируйте отслеживание запасов и создание заказов на поставку в Airtable

ASCN.AI оптимизирует процесс отслеживания складских запасов в Airtable, позволяя компаниям легко управлять остатками на основе объемов продаж. С помощью ASCN.AI бизнес может отслеживать запасы автоматически, без использования электронных таблиц, что делает процесс быстрым и точным. ASCN.AI достигает этого за счет автоматизации мониторинга остатков и создания заказов на закупку, когда уровень запасов опускается ниже точки перезаказа, автоматической генерации PDF-файлов для поставщиков и обновления данных в Airtable после получения поставок.

Краткие факты

• Сроки внедрения: ASCN.AI обычно настраивается и развертывается в течение 48 часов после первого контакта.

• Сокращение дефицита (Stock-out): Компании, использующие автоматизированные системы инвентаризации, такие как ASCN.AI, сталкиваются с дефицитом товаров примерно на 40% реже, чем те, кто использует ручные методы отслеживания.

• Скорость обработки заказов на закупку: Автоматизированная обработка заказов на закупку (Purchase Orders) происходит примерно на 70–80% быстрее, чем ручная.

• Средняя стоимость создания заказа на закупку вручную: Стоимость обработки одного созданного вручную заказа составляет от $35.88 до $506.52. Тот же заказ, обработанный с помощью ASCN.AI, будет стоить на 80% меньше.

• Лимиты Airtable API: Airtable API имеет ограничение на использование данных — 5 запросов в секунду. Кроме того, количество ежемесячных запросов для тарифного плана Team ограничено 100 000.

• Поддержка SKU: В стандартном развертывании ASCN.AI может поддерживать от 50 до 500 SKU, а также обработку заказов для количества поставщиков от 1 до 20.

• Интеграция аккаунтов: ASCN.AI интегрируется с QuickBooks Online и Xero.

Как работает ASCN.AI для завершения цикла пополнения запасов

ASCN.AI предоставляет систему, которая использует процесс планирования для мониторинга уровня запасов и автоматического создания черновиков заказов на закупку при достижении пороговых значений, а также автоматическую генерацию PDF-заказов и их отправку поставщикам по электронной почте. Затем система использует «цикл подтверждения» для обновления количества запасов по полученным материалам.

Большинство проблем с инвентаризацией начинаются тогда, когда кто-то либо забывает разместить заказ, либо не имеет доступа к последней обновленной информации о запасах. В результате запасы истощаются, а продажи теряются. Причина неудач ручных методов отслеживания заключается в том, что они часто громоздки, сложны и содержат слишком много этапов, требующих внимания человека и принятия решений на каждом шагу. Автоматизируя весь процесс пополнения запасов, ASCN.AI устраняет необходимость в ручных операциях. ASCN.AI будет отслеживать ваши запасы, автоматически создавать заказы на закупку при достижении точки перезаказа, генерировать PDF-файлы заказов, отправлять их напрямую поставщику и обновлять уровни запасов в Airtable после доставки материалов. Автоматизированные системы помогают сократить случаи отсутствия товара на 40%. Например, один дистрибьютор имел 200 SKU от 8 различных поставщиков и ранее тратил 6 часов в неделю на отправку писем о дозаказе; теперь же на проверку черновиков заказов уходит менее 20 минут.

Инвентаризация автоматически отслеживает каждую продажу или заказ

В Airtable таблица «Products» (Товары) имеет поле формулы «Current Stock» (Текущий запас), которое подтягивает значение из связанной таблицы «Stock Movements» (Движение запасов). Каждый раз, когда в заказе фиксируется проданная единица, автоматически создается новая строка движения запасов, и формула текущего запаса пересчитывается. Никакого ручного ввода данных и ночных пакетных обновлений!

Когда текущий запас любого товара опускается ниже точки перезаказа, создается заказ на закупку

У каждого продукта есть поле «Reorder Point» (Точка перезаказа), и запланированная автоматизация опрашивает все записи товаров, где Текущий запас < Точки перезаказа, создавая черновик заказа (Draft PO) для каждого поставщика, чьи товары оказались ниже порога. Расчет точки перезаказа выглядит следующим образом: Точка перезаказа = (Дневная норма продаж x Срок поставки) + Страховой запас.

PDF попадает во входящие поставщика — без ручной отправки почты

Как только черновик заказа утвержден, соответствующая автоматизация создает PDF-файл с логотипом вашей компании, номером заказа, позициями, условиями оплаты и т. д., и отправляет письмо с автоматически сгенерированным PDF на адрес электронной почты этого поставщика, указанный в Airtable. Все адреса хранятся в Airtable, а не прописаны жестко в коде.

Airtable обновляется в момент подтверждения доставки

Кроме того, Airtable обновляет показатели текущего запаса сразу после подтверждения получения доставки. Когда ваша команда подтверждает доставку товаров, создается новая запись в «Stock Movements», и поле «Current Stock» мгновенно обновляется. Статус заказа на закупку меняется на «Fulfilled» (Выполнен).

Как работает система: 5-этапный поток автоматизации

Шаг 1 — Продажи автоматически уменьшают запасы в Airtable
Когда продажи истощают ваши запасы в Airtable, ваша таблица «Orders» будет создавать записи при каждой продаже. Каждая позиция в заказе будет связана с записью о товаре, включая количество проданного. Также запись о движении запасов будет автоматически создаваться каждый раз, когда товар продается. В записи о товаре есть Rollup-поле текущего запаса, которое представляет собой сумму всех количеств движений запасов для этого товара; следовательно, вам не нужно записывать эту сумму вручную.

Шаг 2 — Запланированная проверка сравнивает каждый товар с его точкой перезаказа
Автоматизация по расписанию будет запускаться каждый час (по умолчанию) и проверять все ваши товары, чтобы увидеть, не опустился ли текущий запас ниже точки перезаказа.

Шаг 3 — Черновик заказа, сгруппированный по поставщикам, ожидает утверждения
Автоматизация создаст запись заказа на закупку (PO) для каждого поставщика, у которого хотя бы один товар находится ниже точки перезаказа. Перед созданием заказа автоматизация проверит, существует ли уже в Airtable черновик заказа для этого поставщика. Если он существует, автоматизация добавит новые позиции товаров в существующий заказ. В момент создания статус заказа будет «Draft» (Черновик).

Шаг 4 — PDF генерируется и отправляется поставщику после утверждения
Как только статус заказа меняется на «Approved» (Утвержден), автоматизация немедленно берет его в работу. Затем автоматизация извлекает все позиции из утвержденного заказа и генерирует PDF (через CraftMyPDF — средняя стоимость составляет $0.01-$0.05 за документ). Сгенерированный PDF прикрепляется к записи заказа и отправляется поставщику по электронной почте. Статус заказа изменится на «Sent» (Отправлено), пока не будет подтверждена доставка.

Шаг 5 — Доставка зафиксирована, количество запасов в Airtable восстановлено
Складская команда вводит подтверждение доставки, используя форму доставки или обновляя поля «Received Qty» (Полученное кол-во), что создает запись о движении запасов, инициирует пересчет текущего запаса и переводит статус заказа на закупку в состояние «Выполнен».

Архитектура базы Airtable для автоматизации инвентаризации

Структура базы Airtable, необходимая для автоматизации инвентаризации, требует наличия четырех таблиц: «Products» (Товары) — содержит уровни запасов, точки перезаказа и ссылки на поставщиков; «Suppliers» (Поставщики) — содержит контактные адреса электронной почты поставщиков, а также сроки поставки; «Purchase Orders» (Заказы на закупку) — управляет жизненным циклом заказа и содержит связанные PDF-вложения; и «Stock Movements» (Движения запасов) — служит журналом транзакций для всех операций с запасами.

Таблица Products

Расчет точки перезаказа

Ниже приведен расчет, используемый для определения точки перезаказа для нескольких SKU на основе следующих критериев: Продажи в день x Срок поставки (в днях) + Страховой запас = Точка перезаказа.

Распространенные ошибки автоматизации инвентаризации в Airtable

1. Установка слишком низкой точки перезаказа — дефицит товара возникает в недели с длительным сроком поставки у определенных поставщиков. Решение: добавьте буфер в 20-30% сверх рассчитанной точки перезаказа для поставщиков с нестабильными сроками поставки.

2. Отсутствие адреса электронной почты поставщика в Airtable — заказу некуда будет отправиться, если в Airtable отсутствует email поставщика. Решение: ASCN.AI добавила этап валидации перед отправкой заказа. Если email поставщика отсутствует, заказ будет создан, но помечен флагом, и оповещение будет отправлено через Slack или электронную почту. Ошибки никогда не будут «тихими».

3. Дублирование заказов при повторном запуске — когда создаются дублирующиеся заказы из-за того, что запланированная проверка снова находит те же товары ниже порога. Решение заключается в реализации логики дедупликации, которая автоматически проверяет наличие открытых заказов перед созданием новых. Этот процесс по умолчанию встроен в каждое развертывание ASCN.AI.

Управляемое развертывание ASCN.AI — запуск за 48 часов

Что включено:

• Настройка базы Airtable с таблицами для заказов (PO), позиций, списка поставщиков и движений запасов. Каждая из этих таблиц будет включать поля, формулы, связанные записи и представления.
• Автоматизация рабочих процессов, включая запланированные проверки запасов, создание заказов, шлюз утверждения для создания заказов, генерацию PDF, генерацию писем для заказов и цикл подтверждения доставки.
• Брендированные шаблоны PDF для ваших заказов.
• Интеграция с поставщиками через электронную почту (Gmail или SMTP).
• Синхронизация с Quickbooks или Xero.
• Тестовый запуск с вашими реальными данными перед вводом в эксплуатацию.
• 30 дней послепродажной поддержки.

Что вам нужно предоставить:

• Аккаунт Airtable с тарифным планом Team.
• Текущий список товаров с артикулами (SKU) и текущими уровнями запасов.
• Список поставщиков с их контактными email и сроками поставки для каждого товара.
• Исторические данные о продажах (за последние 3 месяца) для определения средней точки перезаказа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать это с бесплатной версией Airtable?

Да, пилотный проект будет работать на бесплатной версии Airtable (1000 записей на базу и 1000 вызовов API в месяц). Для работы на производственном уровне с более чем 200 SKU и ежедневным движением запасов требуется план Team ($20/пользователь/месяц при годовой оплате), который включает 50 000 записей на базу и 100 000 вызовов API в месяц.

Могу ли я использовать несколько складов / локаций в этой системе?

Да, мы добавили поле «Location/Warehouse» в таблицы товаров и движений запасов. Вы можете ограничивать проверки запасов и заказы на закупку по локациям и иметь независимые точки перезаказа для каждого склада.

Работает ли это с частичными поставками?

Да. Позиция заказа (PO Line Item) включает информацию о количестве заказанных и количестве полученных товаров. При получении частичной поставки количество полученных товаров корректируется в этом поле. Статус заказа меняется на «Partial Fulfilled» (Частично выполнен), и запас обновляется на основе того, сколько единиц вы фактически получили.

С каким бухгалтерским ПО совместима эта система?

В настоящее время система поддерживает Quickbooks Online и Xero «из коробки». FreshBooks, Wave и Sage будут добавлены как индивидуальные функции. Мы можем экспортировать заказы в виде CSV-файла для любого бухгалтерского ПО, не имеющего доступа по API.

Сколько времени занимает создание первого автоматизированного заказа на закупку?

Если у вас есть товар на уровне или ниже точки перезаказа, мы создадим ваш первый автоматизированный заказ в течение 1 часа после запуска, при условии, что запланированная проверка запасов запускается раз в час по умолчанию.