ИИ-Агент, который показывает, сколько денег «заморожено» на складе

Коротко о клиенте

Отечественный производитель гибкой упаковки. Группа компаний работает на рынке упаковки, экструзионных материалов и готовых пакетов уже 25 лет

Три направления производства в сфере упаковок плюс лазерная перфорация, дойпаки с дозаторами, индивидуальная маркировка.

Для нас это значило одно: большая и разнородная номенклатура, несколько площадок и склад, на котором в любой момент времени лежат серьёзные деньги.

С чего всё началось

Несмотря на большие объекмы, все нужные данные были цифровизитораны.: Остатки, номенклатура, суммы, сроки лежали в 1С: ERP и обновлялись штатно. При этом проблема была не в данных, а в том, что из них невозможно быстро получить ответ на простой вопрос: сколько денег прямо сейчас стоит на складе и не двигается.

Чтобы это посчитать, нужно было выгрузить остатки, разнести номенклатуру по категориям, свести стоимость, отдельно поднять сроки и вручную отметить позиции, по которым время подходит к концу. Каждый такой цикл - это работа живого человека и таблица, которая устаревает ровно в тот момент, когда её закончили собирать.

Итог предсказуемый: отчёт делали не тогда, когда он нужен, а тогда, когда до него доходили руки.

Что именно болело

Нет актуальной картины по "замороженным" деньгам. Общая сумма остатков в системе есть, но она не разложена по смыслу: где рабочий запас под текущие заказы, а где материалы и готовая продукция, которые уже месяцами лежат мёртвым грузом.

Категории считались руками. Номенклатура большая и разнородная, группировать её приходилось заново каждый раз, и от человека к человеку логика немного плавала. Сравнивать два отчёта между собой было тяжело.

Сроки жили отдельно от денег. Здесь ручная работа била сильнее всего. Сбор отчёта занимал столько времени, что позиции с подходящим сроком просто не успевали попасть в поле зрения. Товар выходил из срока годности незамеченным: не потому, что о нём забыли, а потому, что до него не доходила очередь в таблице.

Отчёт никто не любил делать. Задача рутинная, объёмная и неблагодарная, поэтому регулярность страдала в первую очередь.

Как мы подошли к задаче

Сначала выяснили, какие именно данные отдаёт 1С: ERP и в каком виде. Затем зафиксировали логику расчёта: что компания считает «замороженными» средствами, по каким правилам делится номенклатура, за сколько дней до истечения срока позиция должна попадать в зону риска.

Это самая важная часть работы. Агент не придумывает методику, он выполняет ту, которую утвердил клиент. Поэтому мы сначала согласовали правила и только после этого собирали агента.

Вся разработка заняла 3 недели. Интеграция одна: 1С: ERP. Никаких дополнительных систем, выгрузок и промежуточных файлов подключать не пришлось.

Что делает агент

Забирает данные из 1С: ERP. Напрямую, без ручных выгрузок

Группирует продукцию по категориям. По единой логике, одинаково в каждом отчёте

Считает объём замороженных средств. Показывает, сколько денег лежит в остатках сейчас и как эта сумма распределена по категориям

Отслеживает сроки. Подсвечивает позиции, у которых срок подходит к концу, пока их ещё можно пустить в производство или реализовать

Формирует готовый отчёт. Агент работает каждый день, и отчёт появляется прямо в системе, в которой команда и так работает. Никуда переключаться не нужно

Что изменилось

Главное: отчёт перестал быть проектом. Раньше под него выделяли человека и время, теперь это фоновый процесс, который идёт сам

• Сбор отчёта: с 2 дней ручной работы до ежедневного автоматического обновления

• Освободилось около 20 часов в месяц у сотрудников, которые раньше сводили таблицы

• Позиции с истекающим сроком видны за 30 дней до конца, а не постфактум

• Списания по срокам сократились примерно на 40% за первые 3 месяца

Но главный эффект не в часах. Раньше о просроченной позиции узнавали, когда с ней уже ничего нельзя сделать. Теперь её видно, пока есть время: пустить в производство, предложить клиенту, перепланировать закупку.

«Мы не внедряли новую систему и не меняли процессы. Просто перестали собирать вручную то, что теперь считается само, и начали видеть склад в деньгах каждый день»

Почему это важно

Замороженные деньги - проблема любого производства со складом. Сырьё закуплено, продукция выпущена, деньги потрачены, а оборотки нет: она лежит на полке. И чем позже это видно в цифрах, тем дороже обходится.

Кейс применим практически везде, где есть склад и сроки: производство, пищёвка, фарма, косметика, дистрибуция, любая розница с ограниченным сроком хранения. Логика одна, меняются только правила расчёта.

Задача такого агента не в том, чтобы заменить 1С, а в том, чтобы превратить данные, которые там уже есть, в ежедневный управленческий отчёт без участия человека.