«Пицца Сургут» вернула до 6 часов рабочего времени в день: как 8 ИИ-агентов автоматизировали рутину

В сети пиццерий «Пицца Сургут» рутинные операции, такие как обработка документов, рекрутинг и финансовый контроль, отнимали часы рабочего времени ежедневно. Сегодня те же процессы выполняются в разы быстрее: документооборот, который раньше занимал 6-7 часов, теперь завершается за 30 минут, а обработка сотен откликов от кандидатов сократилась с нескольких часов до считанных минут.

В любой компании, особенно с распределённой структурой, рутина незаметно съедает бюджет и время. Задачи теряются между отделами, ошибки выявляются слишком поздно, а руководители тратят часы на контроль вместо развития. Это приводит к хаосу, потере денег и нервов. Но этот хаос можно и нужно упорядочить, и сегодня для этого есть эффективные инструменты.

Боль «Пицца Сургут»: рутина, хаос, потеря времени

«Пицца Сургут» — это региональная сеть ресторанов с довольно сложной структурой: несколько юридических лиц, десятки сотрудников и огромный объём ежедневных рутинных операций. До внедрения ИИ-агентов операционный отдел буквально тонул в ручном хаосе.

Сотрудникам приходилось вручную обрабатывать сотни документов: открывать каждый файл, извлекать нужную информацию, переименовывать по шаблону. Важные задачи и информация терялись в групповых чатах среди сотен сообщений. Рекрутеры тратили часы на разбор 100–200 откликов в день, чтобы найти релевантных кандидатов. Всё это приводило к тому, что управленцы вместо стратегических задач были вынуждены постоянно контролировать и уточнять.

Путь к ИИ-агентам: почему обычная автоматизация не подходила

Простое скриптовое решение здесь не работало. Задачи были слишком разнообразны, а данные слишком неструктурированы. Нужна была система, которая могла бы не просто следовать жёстким правилам, но и адаптироваться, понимать контекст, работать с естественным языком и принимать решения в рамках заданных регламентов.

Так компания пришла к идее комплексной экосистемы ИИ-агентов. Цель была амбициозной: создать масштабируемую платформу для полной автоматизации ключевых операционных и административных процессов, чтобы снять рутину с сотрудников и освободить время руководителей.

Как проектировали экосистему ИИ-агентов

Было решено создать восемь специализированных ИИ-агентов, каждый из которых отвечал бы за свою область, но все вместе они формировали бы единую, бесшовную систему. Каждый агент проектировался с учётом конкретных задач и мог бы работать автономно, а также взаимодействовать с другими агентами.

Основные функциональные блоки, которые легли в основу агентов:

• Автоматизация документооборота. Агент должен был отслеживать поступление файлов, стандартизировать их, распознавать текст, классифицировать, извлекать ключевые данные и автоматически архивировать.
• Обработка резюме. Бот, способный анализировать сообщения в чатах, распознавать анкеты кандидатов, извлекать информацию и структурировать её в таблице.
• Суммаризация чатов. Агент, который ежедневно собирает сообщения из рабочих чатов, фильтрует флуд и формирует структурированные сводки для руководителей.
• Автоответы сотрудникам. Бот для ответов на однотипные вопросы, использующий базу знаний и направляющий к нужным документам.
• Автоматизация рекрутинга. Система для обработки откликов с job-сайтов, извлечения данных, фильтрации и подсвечивания релевантных кандидатов.
• Сверка выручки. Агент для автоматической сверки данных из ОФД и банковских поступлений, выявления расхождений и формирования отчётов.
• Первая линия техподдержки. Бот, который принимает обращения, ищет ответы в базе знаний и, при необходимости, маршрутизирует запрос.
• Мониторинг юр. изменений. Агент для еженедельного отслеживания законодательства, фильтрации по отраслевым критериям и формирования юридически значимого дайджеста.

Важным аспектом было создание масштабируемой архитектуры, позволяющей легко добавлять новых агентов и расширять функционал существующих без необходимости «переписывать с нуля».

Внедрение: поэтапный запуск и интеграция

Внедрение проходило поэтапно, что позволило постепенно адаптировать сотрудников и минимизировать риски. Начинали с самых болезненных и массовых точек, где эффект от автоматизации был бы виден сразу.

Первым запустили ИИ-агента автоматизации документооборота, который взял на себя первичную обработку бухгалтерских и юридических файлов. Затем последовательно внедрялись другие агенты: бот для обработки резюме из чатов, суммаризатор рабочих чатов, бот автоответов сотрудникам, система автоматизации рекрутинга, агент сверки выручки, агент техподдержки и, наконец, агент мониторинга юридических изменений.

Ключевым было то, что агенты интегрировались в уже привычные рабочие инструменты, такие как Telegram и Google Sheets, что значительно упростило адаптацию команды. Сотрудники быстро увидели, как ИИ-агенты освобождают их от рутины, и стали активнее использовать новые возможности.

Результаты внедрения ИИ-агентов

Внедрение экосистемы ИИ-агентов позволило «Пицца Сургут» решить проблему ручного хаоса комплексно. Значительно сократилось время на рутинные операции, снизилась нагрузка на руководителей, уменьшилось количество ошибок и «провалов» между отделами. Процессы стали прозрачнее и предсказуемее, а сотрудники смогли сфокусироваться на более важных, стратегических задачах.

Как это внедрить у вас

Кейс «Пицца Сургут» показывает, что комплексный подход к автоматизации рутины с помощью ИИ-агентов может принести значительные результаты. Если в вашей компании есть схожие проблемы, вот с чего можно начать:

• Проанализируйте самые трудоёмкие рутинные процессы. Начните с тех операций, которые отнимают больше всего времени и где есть чёткие повторяющиеся шаги. Это может быть документооборот, обработка запросов или первичный отбор.
• Определите точки потери информации. Где задачи «зависают»? Где руководители тратят время на перечитывание чатов или ответы на однотипные вопросы? Именно здесь ИИ-агенты могут принести наибольшую пользу.
• Начните с малого, но мыслите масштабно. Внедряйте агентов поэтапно, начиная с наименее рискованных, но наиболее показательных задач. При этом держите в уме общую архитектуру, чтобы новые агенты легко интегрировались в систему.
• Используйте готовые платформы. Современные low-code платформы позволяют быстро создавать и запускать ИИ-агентов без глубокой разработки, что значительно ускоряет процесс и снижает затраты.

Если этот кейс похож на то, что происходит у вас, наш менеджер поможет разобраться: бесплатно проанализирует ваш бизнес и нишу и подскажет, где ИИ-агент даст реальный результат именно в вашем случае. Написать менеджеру