Mailing automático e a sua automação: como configurar e implementar eficazmente

“Ao trabalhar em marketing durante 8 anos, deparei-me com milhares de empresas a perder milhões por não terem nenhum sistema de e-mails automatizados configurado. Muitas empresas lançavam e geravam tráfego, apenas para ver os clientes desaparecerem porque lhes faltavam sequências básicas de gatilhos automatizados no seu marketing. Por causa disso, essas empresas acabavam por ter uma taxa de conversão de 0,3% em vez do potencial de 8-12% que poderiam ter tido. A criação de mailings automatizados não é apenas um meio de ser mais eficiente com o tempo, mas é uma peça crítica do negócio hoje, numa altura em que o cliente espera ter notícias suas em 3 minutos e não em 3 horas.”

O que é exatamente um Mailing Automatizado?

Um mailing automatizado é um sistema que enviará automaticamente mensagens aos clientes da sua empresa sem qualquer intervenção humana, com base nas suas ações e/ou num cronograma predeterminado. Só precisa de criar o processo uma vez, e depois o mailing automatizado funciona conforme necessário: dá as boas-vindas a novos subscritores, lembra os clientes sobre compras incompletas, reengaja clientes que não regressaram e envia listas de verificação, conteúdo educacional ou ofertas pessoais.

A velocidade de resposta e a escalabilidade são as maiores vantagens em comparação com o envio manual. Pode enviar e-mails para 10 clientes ou 10.000 clientes ao mesmo tempo, e todos eles receberão um e-mail personalizado, exatamente como se tivesse escrito a cada um individualmente.

Tipos de Mailings Automatizados

Existem muitos tipos diferentes de mailings automatizados. No entanto, existem principalmente dois tipos de mailings automatizados: mailings em massa e mailings acionados. Os mailings em massa consistem num e-mail que é enviado para todos na sua base de subscritores. Os mailings em massa geralmente incluem notícias e promoções, e são usados para anunciar atualizações. Os mailings acionados são um único e-mail que é enviado para um grupo ou indivíduos com base numa ação: envio de e-mails de boas-vindas a novos clientes, e-mails de reengajamento a clientes inativos ou acompanhamentos pós-compra. A automação apresenta-se em vários formatos diferentes, dependendo do formato de comunicação utilizado:

• Mailing por E-mail — É usado principalmente em B2B e quando o ciclo de decisão do produto leva mais tempo. A única coisa a notar com o mailing por e-mail é que as estatísticas mostram taxas de abertura médias de 40-50% e taxas de cliques médias de 10-15%. Um e-mail tem a capacidade de conter muita informação, elementos interativos e vários anexos de ficheiros.
• Alertas SMS — Este tipo de comunicação é ótimo para enviar mensagens urgentes, como códigos de verificação, estado de encomendas e lembretes de compromissos. Uma mensagem SMS geralmente tem uma taxa de abertura de aproximadamente 98% e é lida geralmente dentro de três (3) minutos após o envio. O custo médio para enviar alertas SMS é geralmente cinco (5) a dez (10) vezes o custo do e-mail ou $0.05-$0.50 por mensagem; portanto, os alertas SMS devem ser usados para mensagens muito específicas e importantes.
• Mensagens Instantâneas (IMs) — Os IMs (ou seja, Telegram, WhatsApp, Viber) oferecem os benefícios do e-mail, mas são mais baratos que as mensagens SMS, ao mesmo tempo que têm taxas de abertura mais altas (70-80%), maiores volumes de informação e menor preço por mensagem. O CTR para IMs é 35% maior do que o CTR para campanhas de marketing por e-mail. Os IMs funcionam particularmente bem para empresas B2C, projetos de criptomoedas e negócios de informação.
• Notificações Push — As notificações push são enviadas via navegador ou aplicação móvel e são imediatamente recebidas pelo destinatário a qualquer momento, mesmo que o cliente não esteja no website. O CTR médio para notificações push é de aproximadamente 7%, o que é duas (2) a três (3) vezes maior do que o do marketing por e-mail. As notificações push são frequentemente usadas tanto para promoções e recomendações personalizadas, como para mecânicas de gamificação.

Por que a Automação de Mailing é Importante nos Negócios

A automação de mailing oferece três benefícios chave para as empresas hoje: tempo de resposta mais rápido com base nas ações do cliente, a capacidade de comunicações personalizadas ou individualizadas escaláveis e a capacidade de produzir resultados consistentes. Sem a automação de marketing por e-mail, comunicar com cada cliente individualmente de forma rápida, enviar uma mensagem direcionada a um público específico e manter um fluxo constante de leads e vendas seria impossível.

88% dos profissionais de marketing estão atualmente a usar alguma forma de automação. Organizações que utilizam a automação de marketing por e-mail produziram 451% mais leads qualificados do que aquelas que não o fazem. Além disso, 79% dos líderes de mercado têm usado a automação de marketing por e-mail há três anos ou mais. Portanto, a automação não é simplesmente mais uma moda passageira, mas sim um método estabelecido de fazer negócios a longo prazo.

Principais vantagens de usar a automação de marketing por e-mail:

• Eficiência de tempo. Um humano pode processar aproximadamente 20 a 30 consultas (contactos) por dia, enquanto o sistema automatizado pode lidar com uma quantidade infinita. Uma vez estabelecidos os cenários, eles funcionam por conta própria. Como resultado, os funcionários poupam cerca de 6 horas por semana ao utilizar uma solução de automação de marketing.
• Consistência da tarefa. O sistema automatizado não falhará no envio de e-mails. O sistema automatizado não deixará de enviar e-mails devido a sobrecarga de tarefas. O sistema automatizado não tirará folgas nem ficará doente. Portanto, a automação de marketing por e-mail permite consistência e fiabilidade na entrega de mensagens; ou seja, os clientes receberão as mesmas mensagens da mesma maneira a qualquer hora do dia ou da semana, sem falhas.
• Escalabilidade. Ao atender 10 vezes mais clientes manualmente, são necessários mais funcionários para fornecer o serviço. Este é um método caro e ineficiente de fazer crescer um negócio. Usar a automação de marketing por e-mail permite um aumento nos negócios sem um aumento correspondente nos custos. Quando usada para fins de marketing, a automação de marketing por e-mail produziu um crescimento de vendas 34% mais rápido em comparação com concorrentes que não utilizam a automação de marketing por e-mail.
• Capacidades de personalização superiores. Ao configurar a segmentação com base em centenas de critérios/parâmetros, pode enviar exatamente a mensagem certa para o cliente certo, por exemplo, clientes que compraram o produto A recebem e-mails a promover o produto A, clientes que abandonam carrinhos são lembrados de completar as suas compras usando códigos de desconto, e assim por diante.

No projeto ArbitrageScanner, foi introduzido um extenso programa de onboarding automatizado. Durante os primeiros catorze dias após o registo do utilizador e usando exemplos da vida real e FAQs suplementares, os utilizadores receberam sete documentos de educação por e-mail. Como resultado, a percentagem de utilizadores que converteram de registo para pagamento aumentou para 31%, de 12%. Além disso, a quantidade de suporte necessário foi reduzida em 40% devido à resposta automatizada a perguntas típicas.

Impacto da Automação nas Taxas de Engajamento / Conversão

O aumento nas principais métricas de negócios pode ser atribuído em grande parte aos mailings automatizados. De acordo com a DMA, o retorno médio sobre o investimento (ROI) para o marketing por e-mail é de $36 por cada dólar gasto. Os mailings de e-mail acionados automatizados produzem resultados 3-5x melhores do que os mailings em massa não direcionados.

Os e-mails acionados são abertos 152% mais e clicados 497% mais, em comparação com e-mails em massa não direcionados, porque transmitem informações do produto no momento em que o cliente expressa interesse no produto (ou seja, uma hora depois de um produto ser colocado no carrinho de compras, mas ainda não ter sido comprado, o cliente recebe um lembrete; este tipo de e-mail é 10X mais eficaz do que um e-mail em massa).

A automação permite a construção de funis de aquecimento multinível. Quando um utilizador descarrega informações gratuitas, são gerados 5 e-mails com exemplos e produtos. Se o cliente não comprar dentro de um curto período (ex. 30 dias), será enviado um e-mail a lembrar o utilizador da oferta. Se o cliente comprar, será iniciada uma sequência de upsell. Empresas que utilizam a nutrição automatizada de leads geram 50% mais leads prontas para vendas e experimentam uma diminuição de 33% no custo por lead. Por exemplo, um dos clientes no mundo dos negócios, ajudámos a aumentar a sua conversão de subscritor para comprador de 3% para 18% e a aumentar o volume de vendas em 6 vezes com base num funil de vendas automatizado composto por 9 e-mails que foram enviados durante um período de duas semanas com estudos de caso e mensagens de tratamento de objeções para cada e-mail.

Como são enviadas as mensagens automatizadas?

O mecanismo de operação é simples e é definido como a fórmula "condição-ação". O programa observa a ocorrência de um evento (chamado "gatilho"), verifica a conformidade com as condições e executa alguma ação, por exemplo: enviar uma mensagem, etiquetar um registo ou mover um registo para outro fluxo de trabalho. Todo este processo é feito sem qualquer envolvimento humano, seja em tempo real ou de acordo com um cronograma pré-estabelecido.

Um exemplo típico: Um cliente realiza uma ação num website ou numa aplicação (por exemplo, clica para ver um determinado produto). O sistema regista a ação e envia os dados para a plataforma do fornecedor. A plataforma do fornecedor revê as regras associadas ao cliente e, após a confirmação da conformidade com as várias condições relacionadas com o cliente, procede ao próximo passo na execução da sequência (ou seja, inserindo os dados do cliente num modelo de e-mail predefinido, gerando o e-mail e enviando-o). Os resultados das ações do cliente são registados para analisar a eficácia da campanha.

• Rastreamento de eventos: O sistema rastreia transições (por exemplo, mover de uma página web para outra), cliques, compras e preenchimento de formulários através do uso de pixels, APIs, webhooks ou outras integrações com o sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) do cliente.
• Segmentação e raciocínio lógico: O sistema identifica a que segmento da base de dados o cliente pertence (por exemplo, cliente novo ou existente), e de onde o cliente se originou, e quanto tempo decorreu desde a última compra do cliente. Com base nestas condições, o sistema determina o conteúdo do e-mail a ser enviado a cada cliente.
• Personalização do conteúdo da mensagem usando dados do cliente: Os dados do cliente são incluídos em cada e-mail enviado (por exemplo, nome do cliente, histórico de pedidos anteriores ou outros). A taxa de abertura de e-mails com linhas de assunto personalizadas aumenta em 26%, enquanto a taxa de cliques (CTR) de e-mails contendo alguma forma de personalização no corpo do texto aumenta em 14%.
• Timing e cronograma de envio: Se o envio imediato ocorre ou o envio atrasado através de um período de tempo predeterminado — é um fator importante ao determinar quando enviar lembretes de carrinho abandonado; idealmente, é melhor que isso ocorra dentro de 1 a 3 horas após o abandono de um carrinho, em vez de enviar esse lembrete imediatamente após o abandono.
• Comunicação multicanal: Ocorre com cada sequência da experiência de compra de um utilizador através de e-mail, SMS e depois notificações push, altura em que, se o cliente não abriu o e-mail após seis horas, é enviado um SMS e, se o SMS não for aberto, segue-se uma notificação push; usar uma abordagem omnicanal melhora a eficácia dos mailings em 250%.

Mailings Acionados Automatizados e Cenários de Automação

Os mailings acionados automatizados, ao contrário dos mailings periódicos baseados num cronograma, são enviados quando uma determinada ação ocorre, como quando alguém se regista ou alguém faz uma compra; estes gatilhos de mailing automatizados são derivados das ações, atividade e tempos de transação, e inatividade dos utilizadores.

Exemplos de mailings acionados automatizados incluiriam quando:

• Um utilizador se regista no seu site, recebe um e-mail de boas-vindas;
• Um utilizador visualiza um produto sem adicioná-lo ao carrinho, e dentro de duas horas recebe um e-mail desse mesmo produto juntamente com avaliações desse produto;
• Ocorre um carrinho abandonado, um lembrete é enviado uma hora após o abandono e uma oferta de código promocional é enviada um dia após o abandono;
• Após o download de um lead magnet, uma sequência educacional é acionada.

Exemplos de mailings de gatilho de transação são listados da seguinte forma:

• Uma vez efetuado o pagamento, é gerado o recibo de compra e o e-mail de instruções;
• Uma vez efetuado o envio, é gerado o e-mail de rastreamento;
• 30 dias após a compra inicial, enviar uma oferta de fidelidade ou cross-sell.

Gatilhos de inatividade. Quando ocorre inatividade, vários tipos de gatilhos são definidos com base na duração da inatividade:

• Após 7 dias sem visita, enviamos um lembrete sobre novas funcionalidades.
• Após 30 dias sem abrir um e-mail, criamos e implementamos uma campanha de reativação.
• Se um utilizador não comprar dentro de 90 dias após se tornar ativo na plataforma, devemos desenvolver e entregar uma oferta especial para incentivá-lo a regressar à plataforma.

O modelo usado para interações do utilizador é um modelo padrão Se - Então. Por exemplo: Se o utilizador se registar para uma conta - então enviaremos um e-mail de boas-vindas; se abrir o e-mail - então entregaremos um exemplo de um caso de cliente (24 horas depois); se não abrir o e-mail - então enviaremos um lembrete por SMS (3 dias depois); se clicar no link - então o moveremos para o segmento de utilizadores ativos e procederemos ao lançamento da sequência de vendas.

Na ASCN.AI, automatizamos o treino do utilizador para usar agentes de IA através da automação de gatilhos:

• 10 minutos após o registo, receberão um vídeo sobre como configurar as configurações básicas para agentes de IA.
• 2 horas após o registo, receberão vídeos/cenários de como usar eficazmente os agentes de IA.
• 24 horas após o registo, receberão exemplos de como outros utilizadores automatizaram com sucesso processos de negócio com agentes de IA.

A eficácia deste treino é demonstrada pelo facto de termos reduzido o tempo desde o registo até à primeira ativação do utilizador em 75%, de 4 dias para 6 horas.

Ferramentas e Tecnologias de Automação de Mailing por E-mail

O mercado de plataformas de automação de mailing por e-mail pode ser dividido em três categorias principais:

1. Serviços de E-mail Especializados (MailChimp, SendPulse, Unisender) para iniciativas de marketing por e-mail de baixo nível que exigem automação simples de marketing por e-mail usando funcionalidades básicas de marketing por e-mail (custo = $10 - $300 por mês).
2. Plataformas de marketing abrangentes (Hubspot, Marketo, ActiveCampaign) que oferecem ao utilizador um extenso conjunto de funcionalidades de e-mail, SMS e redes sociais, landing page, CRM e analíticas (custo = $500-$5000+). Estas plataformas exigem uma curva de aprendizagem prolongada, tornando-as difíceis para empresas novas ou pequenas implementarem com sucesso e eficiência.
3. Sistemas de automação baseados em no-code (ASCN.AI, Make, Zapier). A automação de processos de negócio pode ser feita sem a necessidade de programadores. Construtores visuais, inúmeras integrações e o uso de inteligência artificial (IA) para processos complexos automatizados são apenas algumas das opções disponíveis. Pode esperar pagar desde o nível gratuito até $200/mês, o que torna este tipo de automação adequado para pequenas empresas e startups.

Integração com CRM e Outros Sistemas

Integrar uma solução de automação com um CRM é fundamental para personalizar com precisão, rastrear a jornada do cliente e determinar o seu ROI. Alguns exemplos de uso de uma solução de automação com um CRM incluem:

• Um novo contacto comercial adicionado a um CRM gera uma sequência de comunicação de aquecimento.
• Assim que um cliente paga por um produto ou serviço, é automaticamente inserido num processo de onboarding.
• Se um cliente for rejeitado, recebe um mailing de reativação.
• Se um cliente não interagiu por 30 dias ou mais, é inserido numa campanha para o trazer de volta (win-back).

Quando as análises são integradas com um sistema de pagamento, ocorre a geração automatizada de relatórios e e-mails transacionais; relatórios e e-mails transacionais têm uma taxa de abertura de 80% - 85%. Na ASCN.AI, incorporamos uma API universal e um construtor de webhooks para garantir a automação e integração com CRMs, mensageiros, folhas de cálculo, sistemas de pagamento e análises para proporcionar a máxima automação.

Guia para Automatizar os Seus Mailings

Seis passos fáceis para automatizar eficazmente a entrega de mensagens:

1. Defina os seus objetivos e segmente o seu público.
2. Escolha as suas ferramentas/plataformas.
3. Crie os seus modelos/conteúdo.
4. Configure os seus gatilhos e cenários de automação.
5. Teste e lance.
6. Monitorize/Otimize.

O erro mais comum na automação de mensagens é não ter uma estratégia e, portanto, não receber aberturas e muitas anulações de subscrição do seu público.

Passo Um: Definir Objetivos e Segmentar o Seu Público

Defina objetivos claros que possam ser medidos (por exemplo, converter leads, reativar utilizadores inativos, aumentar vendas) e segmente a sua base de dados com base em dados demográficos, comportamento, fase do funil e fonte de tráfego. Segmentar os Seus Clientes: No que diz respeito ao e-commerce, os segmentos a visar podem ser Novos (0 a 7 dias), Ativos (Compraram nos últimos 30 dias), VIPs que gastaram mais de $500 e Clientes Inativos (compraram há mais de 90 dias) e aqueles que Concluíram uma Compra mas Não Pagaram (Carrinhos Abandonados). Para fins de IA, usamos iniciante, trader ativo e arbitrador como exemplos para segmentos de clientes, agora que convertemos automaticamente do registo para o pagamento com uma taxa de conversão de pelo menos 27%.

Passo Dois - Selecionar Ferramentas e Plataformas

Para selecionar serviços, considere o tamanho da sua base de dados, quantas tarefas serão realizadas pela sua própria equipa ou por um fornecedor externo, e as competências dos membros da sua equipa. O tamanho do seu negócio ditará qual fornecedor de serviços escolher. SendPulse, MailerLite e Sendinblue são ideais para pequenas empresas, enquanto HubSpot, ActiveCampaign e GetResponse são ideais para empresas de médio porte. ASCN.AI, Make e Zapier ajudam a alcançar a automação completa.

Passo Três - Desenvolvimento de Modelos e Conteúdo

Um bom e-mail deve incluir uma linha de assunto que chame a atenção, um pré-cabeçalho (breve resumo), uma saudação pessoal, o corpo principal do texto com informações para ajudar o leitor a fazer a compra, uma chamada para ação (CTA) clara, uma assinatura e um link para anular a subscrição. Afirma-se que a linha de assunto tem o maior impacto na taxa de abertura, uma vez que quase metade (47%) de todos os e-mails abertos foram baseados apenas na linha de assunto. A personalização na CTA pode aumentar a conversão em até 202%. Por exemplo, testar 12 linhas de assunto diferentes levou-nos a usar "Poupe $1200 por ano..." com uma taxa de abertura de 42%.

Passo Quatro - Estabelecer Gatilhos/Cenários Automáticos

Exemplos comuns de cenários automáticos seriam:

• Série de E-mails de Boas-Vindas (3-5 e-mails para novos subscritores)
• Série de Carrinho Abandonado (2-3 e-mails com lembretes e ofertas de desconto)
• Pós-Compra (Notas de agradecimento, pedidos de avaliação e cross-sell após 14 dias)
• Sequência de reengajamento em três passos (Para reativar utilizadores inativos)

Passo Cinco - Testar e Enviar

Garanta o teste da exibição do e-mail, a integridade dos links e os e-mails personalizados. Certifique-se de que os e-mails são entregues na caixa de entrada principal e realize testes A/B na linha de assunto (Tempo e CTA). É uma boa prática enviar pelo menos 1.000 e-mails para cada variante. Para o lançamento, comece com um lançamento suave de 5-10% da base de dados.

Passo Seis — Monitorização e Otimização

Monitorize as Suas Métricas Chave:

• Taxa de Entrega — 95% a 98%
• Taxa de Abertura — 15% a 25%
• Taxa de Cliques (CTR) — 2% a 5%
• Taxa de Anulação de Subscrição — < 0.5%
• Taxa de Queixas de Spam — < 0.1%

Empresas que testam rotineiramente campanhas de e-mail têm um ROI 3x maior. Na experiência da ASCN.AI, o envio de e-mails com casos aumenta o CTR em 40%. A taxa de abertura melhorou de 31% para 38%, e a taxa de conversão para pagamento melhorou de 23% para 29%.

Automação de Relatórios para Relatórios e Envio de E-mails

A automação de relatórios permitirá uma redução significativa do tempo gasto na recolha e processamento manual de dados. Os relatórios podem ser enviados diariamente, semanalmente ou mensalmente. A automação de relatórios pode reduzir o seu tempo gasto em 12 horas por semana. Na ASCN, exportamos os dados do SendPulse para o Google Sheets e depois enviamos as informações via Telegram. A integração de sistemas de BI e CRM pode acelerar a tomada de decisões em um mínimo de cinco (5) vezes.

Métricas de Eficácia e KPIs Através do Processo de Avaliação

• Engajamento: taxa de abertura (15-25%), CTR (2-5%), CTOR (10-15%).
• Desempenho de Conversão: taxas de conversão (flutuarão 1-5%), receita por e-mail, Retorno sobre o Investimento (ROI) médio = $36 por cada $1 gasto.
• Desempenho da lista de e-mails: consiste em inúmeras métricas como taxa de crescimento (2-5% por mês), taxa de anulação de subscrição (<0.5%), taxa de queixas de spam (<0.1%), bem como métricas adicionais (atribuição de e-mail a campanhas) e engajamento ao longo do tempo, entregabilidade (entre 95-98%).

Por exemplo, através da nossa experiência com o ArbitrageScanner, descobrimos que os casos com vídeos resultam em negócios 2.3 vezes mais rápidos do que sem vídeos.

FAQs

O que são e-mails automatizados?

E-mails automatizados são mensagens predeterminadas enviadas automaticamente, sem intervenção humana, com base em certos eventos ou num determinado cronograma.

Quais são algumas das armadilhas mais comuns ao usar e-mails automatizados?

• Falta de segmentação, resultando em diminuição da relevância e aumento das taxas de anulação de subscrição.
• Enviar demasiados ou poucos e-mails automatizados, deixando os clientes confusos.
• Não testar suficientemente, levando a erros e/ou e-mails serem marcados como spam.
• Não utilizar análise e otimização adequadas, levando a uma eficiência reduzida.
• Comprar listas de e-mail; uma prática considerada ilegal e ineficaz.

Como posso reduzir o spam e evitar violar a lei?

Sempre use double opt-in, inclua uma opção de anulação de subscrição em cada e-mail, mantenha registos de todos os consentimentos recebidos, configure o seu SPF, DKIM e DMARC, evite usar palavras relacionadas com spam em e-mails e cumpra os requisitos do RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) e CAN-SPAM.

Quais são os indicadores mais importantes que devo monitorizar?

Entregabilidade, Taxa de Rejeição, Taxa de Queixas de Spam, Taxa de Abertura, CTR (taxa de cliques), CTOR (taxa de cliques para abertura), Taxa de Abandono, Taxa de Anulação de Subscrição, Taxas de Conversão, Receita Gerada por E-mail, ROI, Crescimento da Lista de E-mails e Taxas de Decaimento do Engajamento com Listas de E-mails.

Conclusão e Recomendações para uma Automação de E-mail Bem-Sucedida

A automação de e-mail é de longe a melhor forma de fazer crescer o seu negócio através de uma comunicação eficaz com os clientes. Comece por criar uma Sequência de Boas-Vindas automatizada, testá-la e refiná-la. Integre também os e-mails automatizados com outros canais e qualquer CRM utilizado no seu negócio. Além disso, as técnicas de personalização e segmentação podem resultar num aumento dramático da sua taxa de conversão; 91% dos consumidores preferem receber ofertas personalizadas. O teste A/B contínuo é uma das melhores formas de aumentar o seu ROI de marketing nas redes sociais.

Finalmente, a ASCN.AI pode ajudá-lo a automatizar todos os processos de negócio; fluxos de trabalho automatizados, conectar-se com tecnologias de terceiros e usar IA para o ajudar com os seus processos automatizados. Experimente a ASCN.AI gratuitamente, teste-a e depois expanda-a!

Aviso Legal

As informações neste documento são fornecidas apenas para fins de informação geral e não se destinam a ser conselhos de investimento, legais ou de segurança de qualquer tipo. A utilização de qualquer Inteligência Artificial (IA) exigirá tanto um foco na forma como utiliza a IA quanto uma compreensão completa de como cada uma das plataformas funciona individualmente.