Como Criar um Secretário de IA: Um Guia Real para a Automação que Funciona

Quando acorda todas as segundas-feiras de manhã e verifica a sua caixa de entrada com 127 e-mails não lidos, pode ser avassalador. Metade dos e-mails são ofertas não solicitadas, um quarto não precisa de ser enviado para si, e os últimos 30 e-mails realmente exigem a sua atenção imediata; entretanto, tem 15 mensagens não lidas do Telegram, 3 chamadas perdidas para o seu telemóvel e uma reunião a começar em 20 minutos da qual se esqueceu completamente.

A forma típica de lidar com este tipo de situação é contratar um secretário; no entanto, contratar um secretário funciona muito bem até que o seu secretário esteja de férias, doente ou tenha sido sobrecarregado por toda a gama de e-mails. Encontrar um ótimo secretário que entenda o mercado de criptomoedas é um desafio, novamente!

Pela minha experiência a trabalhar com empresas Web3, vi empresas com receitas mensais entre 10 e 50 milhões de rublos serem sobrecarregadas com a gestão das funções diárias do negócio e operações administrativas ao ponto de a equipa fundadora passar pelo menos quatro a cinco horas por dia apenas a organizar reuniões, a responder a perguntas repetitivas e a garantir que os processos administrativos estão a funcionar sem problemas. São quatro a cinco horas que deveriam ter sido dedicadas ao desenvolvimento do produto.

A verdadeira solução é implementar um secretário de IA na organização. Um secretário de IA é um assistente virtual online que trabalha para si 24/7, nunca se cansa, nunca esquece nada e processa pedidos mais rapidamente do que qualquer ser humano jamais conseguiria. Isto pode parecer ficção científica, mas a realidade desta tecnologia é que já está aqui; pode tê-la a funcionar sem ter de contratar uma equipa de TI inteira.

Em Resumo: O que é um Secretário de IA?

Um secretário de IA é um agente desenvolvido a partir de um sistema de aprendizagem automática que pode lidar com todas as tarefas administrativas. A gestão de calendário, resposta a mensagens, lembretes de reuniões e processamento de funções de pedidos recebidos implementam sistemas de negócios existentes. A característica distintiva de um secretário de IA é que ele pode criar contexto durante a comunicação. Por exemplo, se um cliente enviar um pedido a dizer: "Por favor, altere a data da reunião para amanhã", o secretário de IA encontraria a reunião apropriada, verificaria se está disponível e apresentaria várias opções ao cliente, tudo por si só.

Um Assistente Virtual pode ser categorizado em três grupos diferentes em termos de autonomia:

• Bots Reativos: O nível mais básico de Assistentes Virtuais, estes bots usam um conjunto de comandos e respostas predeterminados para responder a consultas de utilizadores. Os bots reativos apenas executam tarefas predefinidas, como "Mostra-me o meu calendário" ou "Envia-me um relatório".
• Assistentes Contextuais: Estes Assistentes Virtuais levam em consideração o histórico da conversa, permitem a compreensão de conversas contextuais e fornecem suporte ao utilizador com base nas suas necessidades. Um utilizador pode pedir para saber "Qual é a minha próxima reunião" e o Assistente Contextual responderia com uma lista de reuniões futuras que são ativadas pela integração de GPT e PNL com o calendário e sistemas de e-mail do utilizador.
• Agentes Autónomos: Estes Assistentes Virtuais são capazes de se tornar um planeador para uma ação específica. Por exemplo, se um utilizador solicitasse "Gostaria de agendar três reuniões com clientes para esta semana", o Agente Autónomo verificaria automaticamente a disponibilidade de cada pessoa e enviaria um convite aos respetivos participantes.

A seguir, uma lista de tarefas realizadas por Assistentes Virtuais:

• Agendamento: Organizar reuniões, manter calendários sincronizados e enviar lembretes.
• Comunicação: Gerar respostas automáticas de e-mail e aplicações de mensagens e categorizar mensagens recebidas.
• Manuseamento de Documentos: Preencher vários tipos de formulários, procurar dados e gerar resumos de reuniões.
• Integração de Sistemas: Adicionar novos leads a um CRM, atualizar atribuições de tarefas e realizar pesquisas.
• Análise: Gerar relatórios sobre o número de reuniões realizadas, tempos médios de resposta e identificar áreas que podem ter criado atrasos.

Como Funciona?

A tecnologia de backend por trás dos Assistentes Virtuais é o GPT (Generative Pre-trained Transformer), que é um modelo de linguagem que foi treinado em milhares de milhões de documentos. O GPT é capaz de entender consultas em linguagem natural quase tão bem quanto um ser humano, bem como levar em consideração o contexto e fornecer respostas coerentes às consultas dos utilizadores.

A ASCN.AI utiliza o GPT-4 da OpenAI, bem como modelos de treino especializados que se concentram em Web3 e Processos de Negócio.

De acordo com a McKinsey, 60% das horas de um funcionário são gastas a realizar atividades diárias repetidas. O Secretário de IA automatiza estas tarefas.

Algumas das principais funções de um Secretário de IA são:

• Gestão de E-mail: O Secretário de IA classifica todas as mensagens de e-mail recebidas e as classifica de acordo com a sua categoria. O Secretário de IA envia uma resposta pré-escrita se um cliente solicitar preços, fornece a lista de preços ao cliente e informa o gestor para fazer o acompanhamento com o cliente.
• Lembretes: O Secretário de IA acompanha a data e hora dos eventos do funcionário no calendário, acompanha as datas de vencimento de contratos e pagamentos usando notificações automáticas enviadas através da aplicação de mensagens preferida do funcionário (por exemplo, Telegram, Slack) e lembra os funcionários das próximas tarefas usando mensagens automáticas.
• Reservas: O Secretário de IA recupera preços de bilhetes e disponibilidade de hotéis usando conexões API de serviços de viagens online e envia ao funcionário a opção de reservar um evento para o seu método de comunicação preferido usando mensagens automáticas.
• Processamento de Pedidos: O Secretário de IA classifica e organiza os pedidos em categorias, cuida das tarefas administrativas associadas ao cumprimento de um pedido, reatribuindo o pedido ao departamento ou gestor relevante, e regista o pedido com um número de rastreamento exclusivo.

Um projeto implementou um Secretário de IA e conseguiu diminuir o tempo de cumprimento de pedidos de 4 horas para 12 minutos e aumentar a taxa de conversão de pedidos em 18% — muitos clientes simplesmente não têm tempo para procurar concorrentes durante o processo de cumprimento de pedidos.

Automatizar a Gestão de Documentos

A Gestão de Documentos é uma tarefa difícil para muitas empresas. A maioria das empresas tem dificuldade em gerir o volume de documentos que recebem diariamente e gasta muito tempo a procurar, abrir, fechar e armazenar documentos. Um Secretário de IA remove estas tarefas da responsabilidade diária de um funcionário e permite-lhes focar-se noutras atividades.

Alguns exemplos de funcionalidades que podem ser automatizadas com a Gestão de Documentos:

• Enviar automaticamente qualquer correspondência (e-mails, correio tradicional, faxes) aos funcionários para um endereço de e-mail definido após a receção.
• Gerar e imprimir automaticamente faturas mensais para a conta de um funcionário após a conclusão bem-sucedida de uma transação.
• Gerar e imprimir automaticamente extratos financeiros mensais após a receção de todas as informações necessárias (endereço, número de conta).

A aprovação de contratos pode, por vezes, levar dias devido a ineficiências, embora o tempo real de processamento seja tipicamente de apenas uma hora.

A IA tem capacidades que lhe permitem fazer o seguinte:

• Extrair dados de documentos (datas, somas, etc.) para sistemas de contabilidade, bem como notificar os departamentos de contabilidade.
• Gerar documentos: contratos ou propostas comerciais podem ser criados usando modelos e inserindo dados do registo de um cliente dentro do CRM. A IA criará um documento PDF e enviá-lo-á para assinatura.
• Resumir reuniões: ficheiros de áudio serão transcritos para formato escrito. As decisões-chave serão destacadas e separadas, bem como a criação de tarefas para atribuir responsabilidades.

Pesquisas publicadas na Harvard Business Review afirmam que, ao automatizar a função de gestão de documentos, as organizações reduzirão os custos operacionais entre 30 e 40% e acelerarão o processo de aprovação entre 5 a 7 vezes.

Ecossistema Tudo-em-Um

A IA pode servir como um elo entre todas as plataformas de trabalho deslocadas. Por exemplo, isso pode incluir Google Calendar, Microsoft Outlook, e-mail do Google, Telegram, CRM (por exemplo, AmoCRM, Bitrix24 ou HubSpot), gestores de tarefas (por exemplo, Trello, Asana ou Notion) e sistemas de pagamento.

Como exemplo: um cliente solicita uma consulta no Telegram, e as capacidades da IA são ativadas ao rever o calendário do gestor no Google e propor 3 horários em que o gestor está disponível. Depois de o cliente selecionar um horário, a IA cria um 'evento' no calendário do gestor, cria o registo de contacto do cliente no CRM e o marca como 'lead fria'. A IA também é capaz de atribuir uma tarefa ao gestor para fazer o acompanhamento com o cliente e lembrar ambas as partes uma hora antes da reunião agendada.

Principais tipos de integrações API:

• API do Google Calendar (para integração de calendário)
• Microsoft Graph API (para e-mail com Microsoft Outlook)
• AmoCRM, Bitrix24, HubSpot (para registos de clientes e gestão de CRM)
• API do Bot do Telegram, API do WhatsApp Business (para mensagens)
• Stripe, Robokassa e APIs de câmbio de criptomoedas (para processamento de pagamentos)

Todos os dados fluem através de uma 'cadeia'. Um gestor fecha uma transação → então, a IA gera e emite faturas para pagamento. Assim que o cliente efetua o pagamento, uma tarefa é criada e o departamento de logística é notificado. Não são necessários passos manuais neste processo.

Como Construir um Secretário de IA: Um Plano Completo Passo a Passo

Seleção de uma Plataforma

A questão inicial que deve ser considerada é se deve criar uma plataforma do zero ou usar uma plataforma pré-construída.

Construir do zero exigiria Engenheiros de ML, Desenvolvedores de Backend, DevOps — um custo de 3 a 5 milhões de dólares e um tempo de 6 meses a 1 ano. Embora estes dois aspetos tornem esta opção demasiado cara e demorada para a maioria das empresas, faz muito mais sentido selecionar uma plataforma NoCode/LowCode com opções pré-selecionadas:

• OpenAI GPT + middleware personalizado. Use a API da OpenAI e desenvolva a lógica você mesmo. Flexível, mas requer conhecimento de programação.
• Google Dialogflow. Uma interface de construtor visual, integração com o Google Calendar. Bom para casos simples, mas com personalização limitada.
• Rasa (Código Aberto). Controlo completo sobre PNL. Requer habilidades de programação.
• ASCN.AI NoCode. Mais de 100 opções de integração, uma interface de construtor visual, GPT integrado. Será lançado em 2 a 3 dias sem programação.

A minha recomendação: para Startups/Pequenas Empresas — ASCN.AI NoCode; para grandes empresas — OpenAI + middleware personalizado.

Definição de Cenários

Não tente criar todos os sistemas automatizados de uma vez; caso contrário, o sistema ficará sobrecarregado e será ineficaz.

Comece com as três tarefas mais importantes que deseja automatizar:

• Suporte Técnico de 1º Nível. As Perguntas Frequentes (FAQ) representam cerca de 70% dos seus pedidos. O Suporte Técnico será direcionado a um operador para assistência.
• Gestão de Calendário. Reduz o tempo gasto para organizar reuniões através de coordenação automatizada.
• Processamento de Respostas. Para cada pedido recebido: verificar disponibilidade, determinar o período estimado de conclusão, criar lead (pedido) e notificar o gestor.

Escreva para cada cenário:

• O que o Desencadeia — (por exemplo, uma mensagem ou evento)
• Que Dados de Entrada são Necessários — (por exemplo, contacto, número de pedido, e-mail, etc.)
• Como a Lógica de Decisão é Aplicada — (por exemplo, se um item estiver em stock, enviar uma lista de preços)
• Como as Ações são Executadas — (por exemplo, envio de mensagens ou entradas na base de dados)
• Que Dados de Saída são Produzidos — (por exemplo, confirmação, número de pedido, etc.)

Configuração e Treino do Modelo

Os Modelos de Linguagem que utilizam a plataforma ASCN.AI já foram treinados. O Agente tem diretrizes específicas a seguir com base em como queremos que o nosso negócio opere. Por exemplo:

"É um Secretário de IA que ajuda a gerir o agendamento de reuniões de gestores para a Empresa X. Facilitará os seus clientes respondendo aos seus pedidos e lembretes profissionalmente, garantindo também que todas as informações necessárias para agendar uma reunião são claras e precisas. Se houver alguma dúvida sobre o pedido do cliente, solicitará esclarecimentos ao cliente. Por fim, se não conseguir concluir uma tarefa sozinho que o cliente solicitou, irá direcioná-lo para um Humano (um membro da Empresa)."

O Secretário de IA usa uma API para comunicar com serviços de calendário (API do Google Calendar ou Microsoft Graph API), sistemas CRM e plataformas de pagamento. Todos os tokens e chaves necessários para aceder a estes serviços são armazenados de forma segura na secção "Segredos" do sistema.

Testes e Lançamento

1. Testes Unitários — Testar a funcionalidade de cada Bloco de Código isoladamente.
2. Testes de Integração — Garantir que os testes realizados nos Testes Unitários funcionam como esperado quando todos os Blocos de Código são combinados.
3. Testes Piloto — Testar o sistema geral com um número limitado de utilizadores.
4. Lançamento Iterativo — Incorporar funcionalidades adicionais no sistema conforme necessário.
5. Monitorização — Recolher e Rever Registos para ajudar a identificar as Razões dos Pedidos.

Exemplos do Mundo Real

Cliente #1 — Suporte a Projetos de Criptomoedas

Situação: A nossa Bolsa de Criptomoedas recebe mais de 500 Pedidos Diariamente, 60% dos quais são perguntas frequentes. O tempo para responder aos Pedidos é de 4 a 6 Horas.

Solução: O Secretário de IA da ASCN.AI foi integrado com o Telegram e uma Base de Conhecimento para fornecer um tempo de resposta mais rápido.

• O tempo necessário para uma resposta inicial diminuiu de quatro horas para trinta segundos.
• Diminuição de 65% na carga do operador devido à automação.
• As taxas de conversão de registo para compra aumentaram em 22%.

Cliente #2 — Gestão de Calendário de Agência de Marketing

A agência de marketing utilizou IA para diminuir significativamente o número de horas que levava para organizar reuniões entre 15 funcionários. Anteriormente, eles passavam duas a três horas por dia a coordenar antes de cada reunião, mas depois de implementar o secretário de IA, levava apenas 15 minutos para organizar. Além disso, reduziram o número de vezes que precisavam de reagendar reuniões em 80%, economizando assim mais de 10 horas por semana.

Cliente #3 — Geração de Leads para Plataforma de Educação em Criptomoedas

Uma plataforma educacional focada em criptomoedas queria gerar leads sem ter o seu próprio call center. A plataforma educacional implementou um bot do Telegram da ASCN.AI para ter conversas, qualificar leads e vender cursos sem a necessidade de um humano presente.

• A taxa de conversão aumentou de 7% para 18% nos diálogos para pagamentos.
• O custo do lead diminuiu de 1200₽ para 340₽.
• O bot é capaz de conduzir até 300 diálogos por dia sem intervenção humana.

Soluções Populares de Mercado

Existem inúmeras soluções de mercado disponíveis; no entanto, apenas algumas fornecem o grau de automação que a ASCN.AI oferece.

• Microsoft Copilot está integrado no Office 365 e é dispendioso.
• Notion AI tem integrações limitadas e serve apenas como assistente no processo de criação de documentos.
• Clara serve como um agendador de reuniões baseado em e-mail e tem funcionalidade altamente limitada.
• ASCN.AI NoCode permite ao utilizador criar agentes de IA personalizados que podem realizar qualquer tarefa e conecta-se a numerosos outros sistemas externos.

Melhores Práticas para Implementação

Personalização para Atender às Necessidades do Negócio

• Adaptar-se à indústria da empresa e à localização específica, utilizando a sua terminologia em toda a base de conhecimento.
• Configurar a sua IA para usar um tom de voz consistente com a cultura da empresa e os processos internos.
• Considerar as preferências pessoais e os horários dos funcionários ao implementar a IA.

Segurança de Dados

• Empregar chaves de encriptação usando a Secção de Segredos da ASCN.AI para armazenar todas as chaves API de forma segura.
• Fornecer apenas a quantidade mínima de acesso a bases de dados e sistemas possível.
• Conceder acesso apenas a pessoas que precisam da capacidade de usar o Secretário de IA.
• Registar todas as ações para auditoria e revisão posteriores.
• Restringir o acesso usando Consultas Parametrizadas.
• Cumprir os requisitos legais obtendo Consentimento e também permitir a Eliminação de Dados.

Formação da Equipa

• Treinar a equipa para garantir o uso adequado e para aprender a criar consultas e as frases corretas usadas.
• Fornecer formação avançada sobre Variáveis e como configurar fluxos de trabalho.
• Fornecer formação especializada para atribuir responsabilidade pela monitorização e retreinamento.
• Oferecer um canal de comunicação para fornecer feedback e relatar erros.

FAQ

O que é necessário para criar um secretário de IA?
Precisará de uma Plataforma (ASCN.AI ou Dialogflow), Chaves API de Serviço, uma descrição do Cenário e uma Base de Conhecimento. Se estiver a usar ASCN.AI, pode ter o seu Secretário de IA a funcionar em 2 a 4 horas e o custo mensal começará em 3000 rublos.

Qual tecnologia é a melhor para usar?
A melhor combinação será usar OpenAI GPT-4 e ASCN.AI NoCode.

Que Erros Comuns Devo Evitar ao Criar um Secretário de IA?
Nunca deve tentar automatizar tudo de uma vez; faça sempre testes; treine as suas equipas; monitorize a sua Segurança e a sua eficácia geral; e monitorize a sua eficácia regularmente.

Como pode um Secretário de IA Ajudar Pequenas Empresas?
Ao usar um Secretário de IA, os proprietários de pequenas empresas podem reduzir os custos operacionais em um mínimo de dez a quinze vezes por dia útil. O Secretário de IA está disponível 24/7 e permite que o proprietário da pequena empresa cresça e aumente o número de clientes sem ter de contratar pessoal adicional.

Capacidades Adicionais

Sistemas Multiagente

Pode atribuir diferentes tipos de agentes a um Secretário Principal. Por exemplo, o Agente de Vendas gerirá Leads; o Agente de Suporte pode resolver Problemas para Clientes; e o Agente de Análise produzirá Relatórios. O Secretário Principal pode delegar responsabilidades aos vários agentes.

Automação em Outras Áreas

• Marketing: a geração de Conteúdo, a geração de Leads através da Automação.
• Finanças: a capacidade de gerir Orçamentos, processar Pagamentos e realizar Análises.
• Encontrar Clientes: analisar bases de dados de Clientes potenciais, campanhas de E-mail automatizadas e pontuar Leads.

Tendências Emergentes no Desenvolvimento

• Multimodalidade: combinar Processamento de Voz, Imagem e Vídeo.
• Proatividade: a Inteligência Artificial é capaz de "prever" as necessidades de um cliente e fazer sugestões sem esperar por uma resposta.
• Reconhecimento de Emoções e Estilo: usar a Inteligência Emocional é capaz de identificar e depois Adaptar-se aos Estados de Espírito dos Clientes.
• Tomada de Decisão Autónoma: a Inteligência Artificial será capaz de tomar decisões sem Interação Humana.
• Integração Web3: Negociação automatizada em Criptomoedas.

Resumo das Recomendações para Lançamento da ASCN.AI

• Comece com as Tarefas mais críticas e acompanhe a eficácia dos esforços do Secretário de IA.
• Envolva e treine ativamente a sua Equipa para usar o Secretário de IA de forma eficaz.
• Continue a melhorar e use Feedback Baseado em Dados para melhorar o Secretário de IA.
• Garanta a sua Segurança desde o Primeiro Dia.
• Reveja regularmente os processos do seu Secretário de IA e ajuste os Scripts de Cenário conforme necessário.

Como a ASCN.AI Pode Ajudá-lo a Ganhar Dinheiro

Embora a Automação com o Secretário de IA reduza os seus Custos Operacionais, também pode criar Fontes Adicionais de Receita.

• A capacidade do Secretário de IA de responder a Clientes a qualquer hora, dia ou noite, demonstrou aumentar as Conversões em 18 a 25%.
• Ao usar um Secretário de IA, os Gestores de uma Empresa poderão libertar horas do seu tempo para Vendas Ativas.
• À medida que um Negócio cresce, o Número de Leads cresce e criará Receitas de Vendas Adicionais sem a necessidade de aumentar igualmente as Despesas Operacionais.
• Com uma alta margem de lucro para a montagem de Secretários de IA para atender às necessidades do Cliente, o Crescimento de Vendas desta fonte é significativo.
• O Secretário de IA também é capaz de monitorizar o Mercado durante a noite e poderá fornecer atualizações para Negociação.

Exemplo: Uma Empresa de Educação em Criptomoedas passou de uma Receita de 875.000 rublos por mês para 2.250.000 rublos por mês devido à implementação do Secretário de IA. O custo total foi de 150.000 rublos e pagou-se em três dias.

Usar um Secretário de IA é um investimento a longo prazo com um potencial Retorno sobre o Investimento para o primeiro ano entre 500 e 2000 por cento.