Como Automatizar Relatórios: O Guia Prático Sem Enrolação

Antigamente, as pesquisas de dados padrão e a geração manual de relatórios consumiam dias a fio para preparar os dados, incluindo horas perdidas a trabalhar em erros de fórmulas do Excel. Consegui projetar um Sistema Automatizado de Geração de Relatórios em literalmente minutos — sem contratar programadores e sem orçamentos multimilionários — aqui na ASCN.AI.

Em mais de 11 anos a trabalhar na indústria, aprendi uma coisa: se a sua empresa não automatizar tarefas rotineiras, acabará por perder para os seus concorrentes. Não perderá necessariamente porque os seus produtos são inferiores; a sua empresa provavelmente perderá devido à velocidade e precisão. A diferença entre a sua empresa e a concorrência é que os seus funcionários estão a afogar-se em folhas de cálculo (Excel) e a gerar dados manualmente a partir de múltiplas bases de dados e sistemas; enquanto os funcionários dos seus concorrentes têm tudo automatizado.

A primeira coisa que a ASCN.AI fez depois de lançar o nosso Ecossistema em 2022 foi eliminar TODAS as funções de relatórios rotineiros dentro da empresa. Como resultado desta abordagem, cinco pessoas agora desempenham as funções de vinte! O objetivo não era reduzir o tamanho da empresa; em vez disso, libertámos mais de 75% das responsabilidades diárias dos funcionários, permitindo-lhes tempo para desempenhar as funções que mais importam para o sucesso geral da empresa.

Como Funciona a Automação de Relatórios?

A Automação de Relatórios refere-se ao processo de recolher, processar e estruturar automaticamente os dados da sua empresa num documento finalizado. Não precisa de fazer nada neste processo. Projeta o relatório uma vez; depois disso, nunca mais será obrigado a introduzir dados manualmente. Diariamente, às 9:00 da manhã, um email com o seu relatório financeiro atualizado (up-to-date) gerado automaticamente será entregue na sua caixa de entrada. Este relatório compilou automaticamente dados do seu CRM, Software de Contabilidade e Extratos Bancários.

Com um sistema totalmente integrado, é capaz de gerar automaticamente um relatório de despesas de funcionários diretamente a partir de recibos digitalizados. Já não tem de lidar com perguntas como "Onde está o ficheiro?" ou "Porque é que os números não correspondem?" porque é um evento automatizado que ocorre assim que os seus recibos são carregados.

Funciona assim: Fornece ao seu sistema acesso à sua fonte de dados (DBs, Tabelas e APIs) e configura regras de processamento (onde coloca cada dado e como calcula certos totais) e configura acionadores. Um acionador é simplesmente algo que faz o relatório ser executado, como "todas as segundas-feiras" ou "imediatamente após receber o meu pagamento".

Porquê Automatizar?

Um relatório automatizado poupa 5 a 40 horas de trabalho por mês, dependendo do volume e frequência dos seus relatórios. Por exemplo, após implementar um processo de relatórios automatizado na QuickShock, o nosso contabilista já não demora 2 dias a fechar cada mês; em vez disso, demora apenas 3 horas, e a maioria dessas 3 horas é gasta a verificar a informação em vez de a recolher.

Pode diminuir significativamente o tempo necessário para preparar relatórios através do uso da automação. Obviamente, isso é um enorme benefício para os proprietários de empresas, poupando-lhes dinheiro.

Ao automatizar o processo de preparação de relatórios, a automação pode reduzir significativamente a quantidade de tempo gasto na preparação de relatórios entre 20% e 80%, poupando assim uma enorme quantidade em custos de mão de obra.

Além disso, a automação oferece vantagens significativas em termos de precisão. Os humanos podem ficar cansados, perder o foco e trocar colunas, especialmente ao processar grandes volumes de dados. Um sistema automatizado pode ser programado para cometer muito poucos erros se configurado corretamente; assim, ao usar a automação, os erros de relatórios de gestão frequentemente diminuem de uma taxa de 15% a 20% para menos de 2%. Ao remover a possibilidade de erro humano através da automação de um processo de preparação de relatórios, pode esperar uma redução geral nas taxas de erro de 70% a 90%.

A automação de relatórios diminui a possibilidade de erro em 70% a 90% ao usar processos automatizados em vez de métodos manuais.

E, por último, há a velocidade de tomada de decisão. Os relatórios podem ser criados ao mesmo tempo que o problema se apresenta. Por exemplo, se alguém excedeu o seu orçamento para uma determinada categoria, o sistema enviará um alerta automático. Não descobriria um gasto excessivo até ao final da semana. Ter acesso a relatórios em tempo real aumenta a velocidade de tomada de decisão da gestão em 30%.

O objetivo deste artigo é fornecer informações apenas para fins educacionais. Consulte profissionais especializados na automação deste tipo de processos antes de implementar qualquer coisa com base nesta informação.

O Impacto da Automação de Relatórios nas Operações de Negócio

O impacto da automação nos relatórios não pode ser subestimado; toda a organização será afetada. Uma vez que os departamentos são agora capazes de trabalhar em conjunto em tempo real, a "desconexão" que existe entre os departamentos é eliminada. Isto significa que vendas, finanças e gestão podem ver a mesma informação crítica sem atrasos.

Isto é especialmente importante ao trabalhar no volátil mercado de criptomoedas. O Arbitrage Scanner identifica oportunidades de arbitragem entre exchanges em segundos. Se fosse recolhido manualmente, essa oportunidade não estaria lá quando a alcançasse. Além disso, usar o mesmo método de recolha para criar relatórios de financiamento forneceria uma visão completa de onde as suas posições são lucrativas em menos de 10 segundos.

Com a automação de dados integrada, os departamentos podem alcançar consistência na forma como operam, enquanto, ao mesmo tempo, a velocidade do fluxo de informação entre departamentos aumenta significativamente. Devido a esta capacidade, já não é necessário que as organizações dependam de funcionários "insubstituíveis" para gerar relatórios. Em vez disso, com a geração de relatórios baseada em regras, um indivíduo pode aprender a produzir relatórios em poucos dias (em oposição a vários meses com métodos tradicionais) usando um sistema de geração de relatórios totalmente funcional.

Dois Componentes Principais da Elaboração Automática de Relatórios

Relatórios de Despesas

Um relatório de despesas é um dos tipos de relatório mais comuns para a Geração Automática de Relatórios e é usado como método de verificação pelos funcionários para as despesas que incorreram a partir de adiantamentos emitidos para eles. O fluxo de trabalho típico de processamento de um relatório de despesas é o seguinte: Um Funcionário acumulará os seus recibos, resumirá a informação numa folha de cálculo ou introduzirá manualmente os dados dos seus recibos, anexará os recibos eletronicamente e enviará o relatório de despesas ao seu Contabilista para revisão. O Contabilista irá então rever o relatório de despesas, determinar a precisão da informação contida nele e devolver o relatório de despesas ao Funcionário para ação corretiva. Este ciclo continua até que o relatório de despesas seja aprovado pelo Contabilista.

No entanto, com o processamento automatizado de relatórios de despesas, é muito mais fácil para o Funcionário. O Funcionário pode tirar fotografias dos seus recibos (via mensageiro ou carregando os recibos diretamente para o sistema), e o programa irá automaticamente:

• converter a imagem do recibo em texto usando Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)
• extrair os detalhes necessários (como valor, data e categoria)
• preencher o relatório de despesas com esta informação
• apresentar ao Funcionário a informação que precisa de ser verificada antes da submissão

O departamento de contabilidade receberá um documento organizado e estruturado com anexos.

Especificidades da Automação de Relatórios de Despesas

A parte mais difícil da automação de Relatórios de Despesas é a diferença no formato dos Recibos, bem como a exigência de que a informação incluída no recibo inclua informações obrigatórias (por exemplo, NIF, valor, data). Assim, o sistema deve ser capaz de converter um recibo de um café, uma fatura de hotel e um bilhete eletrónico num formato comum que permita a conclusão eficiente do relatório pelo Funcionário.

O OCR e a Validação de Dados serão utilizados pelo sistema para notificar o Funcionário imediatamente se um recibo que está a tentar submeter para reembolso for considerado "corrompido" ou com falta de detalhes obrigatórios; no entanto, esta notificação ocorrerá ao mesmo tempo que o Funcionário submete o seu relatório, em oposição à semana seguinte, depois de o seu relatório ter sido devolvido pelo seu Contabilista.

A capacidade de integrar o Sistema Automatizado de Relatórios de Despesas com sistemas de Contabilidade como 1C ou SAP via APIs proporciona a capacidade de exportar dados de Relatórios de Despesas sem ter de duplicar o esforço de entrada manual de dados. A configuração ocorre uma vez e o processo continua a ser executado sem supervisão até ao seu fim.

A Automação de Relatórios de Despesas poupa aproximadamente 60% a 80% do tempo necessário para processar despesas, reduzindo assim o número de erros cometidos no processamento.

Automação de Relatórios Financeiros e de Gestão

Os relatórios financeiros incluem Balanços, Demonstrações de Resultados e relatórios de Fluxo de Caixa. Os Relatórios de Gestão Interna são projetados especificamente para ajudar a empresa a avaliar o desempenho individual de vendas do gestor, o sucesso do seu departamento de marketing e a acompanhar indicadores chave (KPIs).

A automação proporciona o mais alto nível de precisão possível nos relatórios financeiros. Portanto, as ferramentas mais avançadas atualmente disponíveis são usadas para automatizar a geração de relatórios financeiros. Essas ferramentas incluem sistemas de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP), como SAP e Oracle, bem como plataformas de contabilidade online como 1C: Fresh ou MoySklad. As ferramentas de análise fornecidas por esses sistemas permitem que os dados financeiros sejam gerados simultaneamente em lançamentos contabilísticos e formulários de relatório final (Balanço, Rendimentos, relatórios de Fluxo de Caixa). O tempo de implementação para essas ferramentas automatizadas pode variar de alguns dias a meses, mas uma vez estabelecidas, todos os relatórios serão atualizados com o clique de um botão ou automaticamente.

Os Relatórios de Gestão são frequentemente projetados para incluir métricas de análise que não aparecem nos formulários de relatórios financeiros padrão. Os sistemas de Business Intelligence recolhem dados de fontes díspares, integram, analisam e reportam os dados através de um Painel interativo gráfico. Alguns exemplos de tais métricas incluem: o lucro relacionado com os custos de marketing e a rentabilidade de um projeto.

Outros Tipos de Relatórios Automatizados

Além dos tipos de relatórios financeiros e de despesas mencionados acima, muitos outros tipos de relatórios podem agora também ser automatizados, incluindo: folhas de horas, relatórios de inventário, relatórios de vendas/comércio, relatórios de projetos e relatórios de KPI.

Relatórios de KPI e Projetos

Os Relatórios de KPI incluem o estado das tarefas realizadas e/ou orçamentadas pelos gestores de projeto e fornecem informações valiosas sobre o estado dos projetos à medida que progridem ao longo do tempo. Os métodos tradicionais para acompanhar o estado das tarefas incluíam o uso de múltiplas folhas de cálculo e reuniões periódicas para rever o desempenho do projeto, criando dificuldades significativas para as equipas que tentavam realizar relatórios de projeto atempados e precisos. Ao utilizar ferramentas de Integração de Sistemas de Gestão de Projetos, as equipas podem usar as suas ferramentas (por exemplo, Jira, Asana, Trello, ClickUp) para automatizar a elaboração de relatórios sobre tarefas de projeto e, assim, ter acesso a relatórios previsíveis e atempados. O acompanhamento automatizado de tarefas, prazos e custos proporciona visibilidade em tempo real do progresso do projeto. Alertas e painéis em tempo real podem ser configurados para fornecer atualizações imediatas aos membros da equipa do projeto.

A elaboração de relatórios sobre métricas de KPI (taxa de conversão e tempo médio de resposta) permite aos gestores de projeto rever rapidamente o desempenho com um clique através de uma exportação de dados de CRM para uma ferramenta de Análise de Business Intelligence (Google Data Studio, Power BI).

A combinação da elaboração automatizada de relatórios com sistemas de gestão de projetos aumenta a transparência e poupa aos gestores 40% do tempo que levam a preparar relatórios.

Ferramentas e Sistemas de Automação de Relatórios

O Excel é uma das plataformas mais fáceis de usar para permitir a automação de relatórios. Como resultado, é comumente usado em todas as organizações, uma vez que o custo de entrada é acessível; não há necessidade de comprar software caro ou aprender a usar programas complicados. Os seguintes são componentes essenciais necessários para criar formulários de relatório automatizados:

• Uma fórmula (exemplos são SUM(), VLOOKUP(), SUMIF()) gerará automaticamente totais
• Tabelas Dinâmicas para agregar dados de acordo com critérios pré-selecionados com apenas um clique
• Power Query para conectar com fontes de dados externas (bases de dados, APIs, outros ficheiros Excel) para puxar automaticamente os dados mais recentes para o relatório quando este é criado ou atualizado

Ilustração de Fórmulas e Macros Comumente Usadas para Relatórios

Exemplo de fórmula para relatório de vendas mensais para Ivanov:

=SUMIFS(D:D, B:B, "Ivanov", A:A, ">=01.01.2025", A:A, "<=31.01.2025")

A utilização de macros VBA permite automatizar funções administrativas rotineiras como a criação de uma nova folha de cálculo com cabeçalhos formatados. Exemplo de uma Macro:

Sub CreateReport()
    Sheets.Add.Name = "Report " & Format(Date, "mmm yyyy")
    Range("A1:E1").Value = Array("Date", "Manager", "Client", "Amount", "Comment")
    ' Next: copy and format data rows
End Sub

Para não programadores que desejam criar macros, estão disponíveis tanto o gravador incorporado quanto ferramentas como o ChatGPT.

Sistemas de Automação Populares (BI, CRM, ERP)

• Business Intelligence (BI) — Power BI, Tableau, Google Data Studio: combinam múltiplos fluxos de dados numa única fonte e criam exibições interativas de painéis.
• CRM — amoCRM, Bitrix24, Salesforce: acompanham o seu processo de vendas e obtêm relatórios sobre o seu funil de vendas, taxa de conversão e eficiência.
• ERP — 1C, SAP, Oracle: uma solução tudo-em-um que mantém todos os seus dados e processos organizados num só lugar e permite gerar relatórios financeiros com base em dados contabilísticos.

Conexão a Sistemas Contabilísticos / Financeiros

O objetivo principal é poder conectar automaticamente o seu sistema contabilístico (1C) aos seus bancos através de uma API. Isso permite receber atualizações eletrónicas automáticas de extratos bancários, que podem então ser atribuídas a diferentes contas e utilizadas para criar extratos de fluxo de caixa atualizados. Conectores e ferramentas ETL permitem realizar este tipo de integração sem ter de duplicar qualquer um dos seus trabalhos.

Configurámos integrações para alguns dos nossos clientes que nos permitem extrair dados de exchanges de criptomoedas usando uma API para o Google Sheets, onde geramos relatórios automatizados. A configuração dessas integrações levou algumas horas, e o que antes lhes levava quase um dia inteiro de trabalho manual, agora leva quase nenhum tempo para ser concluído.

Plataformas No-Code

Se a criação de código ou a conexão via APIs não lhe interessam, existem várias plataformas no-code disponíveis — construtores visuais de automação — incluindo Zapier, Integromat (também conhecido como Make), n8n e ASCN.AI NoCode. Pode simplesmente selecionar um acionador (por exemplo, "nova linha no Google Sheets"), anexar ações (como enviar os dados para um CRM, gerar um relatório, enviar uma notificação via Telegram), tudo dentro de uma interface gráfica integrada.

ASCN.AI NoCode — Capacidades e Configuração

ASCN.AI NoCode é uma plataforma de automação específica projetada para a indústria de criptomoedas e casos de uso de agentes de IA. Foi construída porque muitas das soluções no-code disponíveis não suportam lógica complexa ou acesso a dados derivados de blockchain.

• Cenários de automação pré-configurados para a automação de relatórios de finanças, vendas, despesas e análise de projetos
• Agentes de IA para automatizar a análise e a tomada de decisões para casos de uso específicos, como categorização de despesas e priorização de tarefas
• Conectores dedicados para permitir a integração com plataformas como Google Sheets, Telegram, Sistemas CRM, APIs Bancárias e Exchanges de Criptomoedas
• Tecnologia API Blockchain para relatórios sobre carteiras Ethereum, carteiras Bitcoin, transações e DeFi

Cria o seu fluxo de trabalho visualmente adicionando os nós que precisará para realizar as tarefas, depois liga esses nós usando setas, e o resultado é um fluxo de trabalho funcional. Por exemplo, "Todas as segundas-feiras → Recolher dados da tabela → Enviar relatório para o Telegram."

Como empresa, estamos atualmente a usar o ASCN.AI para os nossos processos internos. Geramos e distribuímos à equipa relatórios diários sobre as subscrições do Arbitrage Scanner. Isto poupa muito tempo à equipa.

Passos Práticos para Relatórios Automatizados

Análise / Preparação de Dados

Antes de iniciar o processo de criação de relatórios automatizados, deve considerar as fontes de dados que irá utilizar e os seus formatos. Se estiver a utilizar múltiplas fontes para criar o relatório (por exemplo, de um CRM, armazém, Banco, Publicidade e Folhas de Cálculo), deve verificar o seguinte:

• Disponibilidade de Dados: Existem APIs para os conjuntos de dados? Existe a capacidade de exportar o ficheiro de dados para CSV/Excel? Onde são mantidos os dados?
• Formato dos Dados: Os formatos dos dados são consistentes? Exemplos de formatos são: Datas, Moedas e Campos — não devem conter duplicados dentro dos dados de origem.
• Completude dos Dados: Todos os campos obrigatórios foram preenchidos ao compilar o relatório?

Se não analisar corretamente, poderá rapidamente causar erros ou relatórios imprecisos através dos seus sistemas automatizados. O próximo passo no processo é a limpeza e padronização dos seus dados; isto inclui colocar todas as suas datas de forma formatada, colocar todos os seus valores numa única moeda e criar um livro de referência padrão para categorias. Pode realizar estas tarefas usando Excel, programas Python ou ferramentas ETL (Extract, Transform, and Load).

Construção do Formulário de Relatório Automatizado

Para criar um relatório automatizado, identifique quais os campos e cálculos que precisa de incluir no seu relatório final e como agrupar esses dados. Por exemplo, num relatório de despesas, o relatório final conterá a data da transação, a categoria da transação, o valor da transação, quaisquer comentários incluídos pelo utilizador, uma cópia digitalizada do recibo fornecido pelo utilizador, o valor total calculado para o relatório desse utilizador e qualquer saldo remanescente devido do relatório anterior.

Uma vez identificados os campos necessários para o relatório final, precisa de criar um modelo no Excel, Google Sheets ou numa base de dados que lhe permita preencher automaticamente todos os campos com os dados que introduzir no seu modelo.

Usando plataformas no-code (por exemplo, ASCN.AI), construirá o fluxo de trabalho para o seu relatório automatizado: Acionador → Recolher → Processar → Gerar Documento.

Configuração de Geração e Entrega

Para construir o pipeline para a geração e entrega de relatórios, precisa de configurar para onde enviar os seus relatórios com base em como gostaria de poder aceder a esses relatórios a partir da sua plataforma no-code (por exemplo, para os enviar por email, mensageiro ou uma pasta na nuvem).

Os acionadores para executar a geração do seu relatório podem ser baseados em:

• Agendado — por exemplo, diariamente, semanalmente, no início de um mês
• Baseado em Eventos — por exemplo, quando uma nova transação ou pedido ou pagamento é inserido
• Solicitado pelo Utilizador — quando um utilizador solicita um relatório específico através da interface

Testes e Lançamento

Depois de ter criado os seus relatórios através do processo automatizado, é essencial testar exaustivamente cada um deles:

1. Reconcilie manualmente os seus relatórios automatizados com os seus cálculos manuais em dados de teste para garantir a precisão.
2. Verifique a resistência a erros — campos obrigatórios em falta ou dados incorretos devem acionar uma notificação, não uma falha.
3. Avalie a rapidez com que pode gerar relatórios automatizados — se estiver a ter atrasos, identifique a causa e elimine-a.

Depois de ter testado o seu sistema de geração de relatórios automatizados com resultados bem-sucedidos, o seu sistema estará pronto para o modo de produção total. Monitorize o seu processo inicial de relatórios automatizados durante várias semanas. Recolha feedback.

Automatizar a Geração de Relatórios: Passo a Passo

1. Definição do Objetivo. Por exemplo, queremos automatizar o nosso relatório de vendas semanal com métricas para leads, conversões e receita.
2. Recolher Fontes de Dados. Para recolher dados para o relatório de vendas através da nossa ferramenta CRM (amoCRM), também precisaremos de acesso ao Google Sheets como fonte de dados para transações, e verificar se existe uma API disponível para acesso.
3. Criar Novo Fluxo de Trabalho. No seu software de automação, crie um novo fluxo de trabalho e dê-lhe um nome.
4. Agendar Acionador. Defina o acionador de tempo para o relatório: por exemplo, todas as segundas-feiras de manhã às 9:00.
5. Conectar Fontes de Dados. Conecte-se à API do amoCRM via uma requisição HTTP, e ao Google Sheets para dados de transações.
6. Processar Dados. Use nós lógicos e agentes de IA dentro do seu fluxo de trabalho para processar os dados e gerar o relatório final (como uma mensagem de texto ou tabela).
7. Configuração de Entrega. Configure a entrega do relatório. Por exemplo, se estiver a usar o Telegram, configure a sua entrega para enviar para um chat específico.
8. Testes Manuais. Teste os relatórios gerados pelo processo automatizado manualmente para garantir que estão corretos.
9. Ativação do Fluxo de Trabalho. Ative o fluxo de trabalho automatizado para que seja executado regularmente.

Dicas e Recomendações Abrangentes de Automação

Otimização de Processos

Lembre-se que a automação é simplesmente uma ferramenta e não resolve processos desorganizados. Precisará de estabelecer uma Fonte Única de Verdade (SSOT) para todos os dados de origem, criar um sistema unificado para definir como os dados de origem são preenchidos e desenvolver as melhores práticas e processos para preencher com precisão o seu SSOT.

Perguntas para Otimizar o Processo de Automação:

• Podemos reduzir o número de fontes de dados que usamos para compilar relatórios?
• Podemos simplificar os nossos cálculos?
• Podemos eliminar informações duplicadas?

Através da nossa prática, descobrimos que a otimização de processos pode reduzir a carga de trabalho total para relatórios automatizados em 30% a 40% antes de qualquer configuração técnica ocorrer.

Erros Comuns de Automação e Evitações Recomendadas

• Erro #1: Automatizar todos os processos de uma vez em vez de numa implementação faseada. É muito melhor automatizar uma tarefa e depois expandir isso com o tempo.
• Erro #2: Ignorar o tratamento de erros. Um sistema deve reportar um campo obrigatório como vazio, em vez de falhar.
• Erro #3: Não documentar as definições. Documente como as fórmulas, fontes de dados e cálculos são organizados.
• Erro #4: Armazenar palavras-passe e chaves de API de forma insegura. Utilize cofres seguros para armazenar chaves de API e palavras-passe.
• Erro #5: Não formar os funcionários. A automação não funcionará a menos que os funcionários sejam formados.

A eficácia até da melhor automação depende muito da prontidão dos funcionários e do apoio contínuo da empresa.

Monitorização de Relatórios Automatizados e Suas Atualizações

Monitorize regularmente para:

1. O estado de saúde da API e das fontes de dados
2. A relevância das regras de negócio e cálculos das fontes
3. A adição e modificação necessária de novas métricas

Mantenha um registo eletrónico de alterações para fácil identificação de falhas.

FAQ

Como posso automatizar os meus relatórios no Excel?

Existem várias formas de automatizar relatórios:

1. Pode criar relatórios simples e atualizá-los manualmente, ou usar o Power Query para extrair dados externos automaticamente usando fórmulas ou tabelas dinâmicas.
2. Pode criar formas de automação repetitivas e mais complexas usando Macros VBA, que podem ser executadas por si mesmas após a conclusão de uma tarefa criada pelo utilizador.
3. Pode usar o Power Query para extração de dados externos em tempo real sem escrever qualquer código.

O Excel tem sido frequentemente combinado com várias plataformas no-code (como ASCN.AI) para fornecer um meio de gerar e distribuir relatórios automaticamente num cronograma.

Quais os sistemas que melhor podem automatizar relatórios?

O sistema que suportará a automação de relatórios depende do tamanho da sua empresa.

• Para uma Pequena Empresa: Use o Google Sheets juntamente com o Zapier ou ASCN.AI NoCode como uma solução rápida e acessível.
• Para uma Empresa de Médio Porte: Um CRM e Sistemas de BI juntamente com contabilidade baseada na nuvem atenderiam aos requisitos primários da função de relatórios da empresa.
• Para Grandes Corporações: Um ERP e Sistemas de BI profissionais podem ajudar a fornecer a automação completa de todos os processos/sistemas de relatórios de negócios.
• Para Empresas que Operam no Mercado de Criptomoedas: ASCN.AI possui uma integração nativa muito robusta de APIs/feeds de dados de muitas das principais exchanges do mundo.

Os Relatórios de Despesas Podem Ser Automatizados?

Sim, podem. Basta que o funcionário carregue um recibo, onde o sistema usará OCR para digitalizar e identificar o recibo, e então um relatório estruturado será produzido. O contabilista verificará e aprovará com um clique de um botão, e a informação será então automaticamente exportada para o software de contabilidade. Isso poupa à equipa de processamento mais de 80% do tempo que normalmente gastaria a processar um relatório de despesas, e reduz significativamente a probabilidade de ocorrência de erros.

Conclusão e Resumo dos Pontos Chave

1. O primeiro passo para construir uma base sólida para a automação é analisar e otimizar minuciosamente os processos existentes.
2. Selecione as suas ferramentas de relatórios com base no tamanho e nas funções dos relatórios pretendidos (do Excel aos Sistemas ERP e Plataformas NoCode).
3. Realize testes exaustivos em todas as automações para evitar a ocorrência de erros antes de ativar a função completa.
4. Forme todos os funcionários para usar eficientemente os sistemas de relatórios automatizados, pois eles são a chave para maximizar a eficácia do sistema automatizado.
5. Mantenha e atualize todas as soluções de automação, considerando as novas tecnologias e os processos de negócio em constante evolução.

Após 11 anos a trabalhar em automação, passei a acreditar que a velocidade com que uma organização toma decisões e a sua eficiência operacional estão diretamente ligadas ao nível de automação de relatórios empregado por essa organização. A velocidade e a precisão no acesso aos dados são uma verdadeira vantagem sobre os concorrentes e a base para um crescimento sustentável.

Próximos Passos para Começar a Automatizar Relatórios na Sua Organização

1. Identifique o seu relatório mais problemático do ponto de vista do tempo e/ou esforço necessário para produzi-lo, e documente em grande detalhe todo o processo de recolha dos dados necessários para esse relatório.
2. Encontre uma ferramenta que satisfaça as suas necessidades a um custo aceitável para automatizar o processo de relatórios.
3. Crie um Produto Mínimo Viável (MVP) para automatizar o relatório, e depois adicione funcionalidades ao longo do tempo.
4. Teste os resultados usando dados históricos inseridos no MVP, compare os resultados e faça os ajustes necessários.
5. Implemente o seu processo totalmente funcional e solicite ativamente feedback dos utilizadores.
6. Uma vez que o processo esteja estabilizado, escale-o para outros processos de relatórios também.