Automação do planeamento: como organizar e implementar sistemas modernos

Com a rapidez com que as coisas acontecem no mercado hoje, por vezes, as empresas não têm tempo para pensar em todas as opções disponíveis antes de tomar decisões. A forma antiquada de planear — quando tudo era feito nas boas e velhas folhas de cálculo — simplesmente já não funciona devido aos enormes volumes de dados com a velocidade da mudança. Com o planeamento automatizado (versus manual), tem um cenário totalmente diferente. Os sistemas automatizados podem processar milhares de informações em minutos e criarão um plano baseado em dados em tempo real. Não há atrasos, nem erros humanos. Há oito anos que observo como estes tipos de sistemas mudaram drasticamente a forma como as empresas operam. Considero que focar nas áreas onde o tempo é crítico é o melhor ponto de entrada para estes tipos de sistemas. Orçamentação, agendamento de produção e gestão de recursos são todas as áreas onde pode beneficiar muito do uso de sistemas automatizados.

“Nos últimos 8 anos, fiz muitas experiências no setor da automação e em diferentes modelos de planeamento, e cheguei a uma conclusão principal: se for inteligente sobre onde coloca os seus recursos para implementar um sistema, ele pagará por si mesmo em 3 a 6 meses, em média, desde que o coloque numa área onde o tempo é um fator crítico.”

A automação do planeamento é uma grande oportunidade para empresas que trabalham com grandes volumes de dados e cadeias de abastecimento complexas. Existem inúmeros exemplos de como as empresas que automatizaram o planeamento reduziram os seus custos gerais em 25% a 40% e tomaram decisões 3 a 5 vezes mais rápido do que conseguiam anteriormente sem usar a automação.

Uma Breve Visão Geral da Automação do Planeamento

Num nível elevado, um sistema de automação do planeamento consiste em programas e algoritmos que podem gerar, manter e modificar planos de forma independente. Para atingir este objetivo, os sistemas concebidos para a automação do planeamento recolherão, processarão, analisarão e preverão dados automaticamente para fornecer aos utilizadores ações recomendadas. Estes sistemas são essenciais porque operam continuamente sem se fatigarem, levando a menos erros em comparação com a natureza repetitiva de folhas de cálculo volumosas e entrada manual. Estas ferramentas estão a ser aplicadas a uma variedade de áreas, desde a contabilidade diária e gestão de recursos até ao planeamento financeiro estratégico de longo prazo.

Por exemplo, na fabricação, os sistemas podem ser usados para otimizar o carregamento de equipamentos, bem como para auxiliar na gestão de inventário, enquanto no marketing são usados para sincronizar campanhas de marketing e orçamentos, bem como para rastrear o retorno sobre o investimento (ROI). Além disso, a notável velocidade e volume de processamento de informações é surpreendente. Uma pessoa pode processar no máximo 50 variáveis em "tempo real", enquanto com computadores isso não é um problema. Organizações que usam sistemas de automação de planeamento normalmente conduzirão dez vezes mais cenários "e se" do que os métodos tradicionais de orçamentação.

Exemplo do Mundo Real: Em 2023, um grande negócio de e-commerce gastava 40 horas por mês em aquisições e enfrentava uma constante enxurrada de problemas com escassez e excesso de inventário. Conseguiram reduzir o seu tempo de aquisição de 40 horas para 8 através do uso de um sistema de planeamento automatizado integrado com um sistema CRM, gestão de armazém e tecnologias de business intelligence. Isso permitiu-lhes reduzir a escassez em 70% e o excesso de inventário em 45%. Também viram um aumento correspondente de 18% na rentabilidade.

Rentabilidade, Benefícios e a Importância da Automação

Operacionalmente, a automação do planeamento tem sido mais benéfica em indústrias onde os erros são caros, como a fabricação, finanças e logística. Tomar uma decisão tardia pode ter um impacto financeiro significativo na sua empresa, pois pode levar à compra de bens que já não são necessários, ao incumprimento de prazos e/ou ao gasto excessivo de dinheiro. Abaixo encontrará alguns dos principais benefícios da tomada de decisões atempada:

• Tomada de decisões mais rápida. Não só pode tomar decisões em horas ou minutos (dependendo da rapidez com que obtém dados atuais e precisos), mas também poderá tomar uma decisão em dias em vez de semanas ou mesmo meses.
• Melhoria da precisão da previsão. A capacidade da IA de analisar dados históricos em conjunto com o uso de técnicas de modelagem preditiva resulta em empresas capazes de prever requisitos operacionais e demanda real pelo menos 30-50% mais precisamente do que se tentassem desenvolver previsões sem a assistência da IA. Isso traduz-se em menos erros tanto na orçamentação quanto no planeamento da demanda real do consumidor.
• Eliminação de tarefas repetitivas. O sistema automatizado fará o trabalho tedioso de recolher relatórios, reconciliar dados e transferir dados para que os funcionários possam focar o seu tempo e energia na análise e no desenvolvimento de estratégias.
• Gestão de riscos. Os sistemas automatizados rastrearão desvios das operações normais, alertá-lo-ão quando surgir um problema e fornecerão recomendações corretivas imediatas.
• Escalabilidade — fácil e indolor. Lançar um sistema de planeamento automatizado não exigirá um aumento de mão de obra proporcional ao número de projetos adicionados.

As empresas que utilizam sistemas de planeamento automatizado conseguiram reportar margens operacionais pelo menos 22% mais altas do que os seus concorrentes que continuam a depender de processos tradicionais.

Automação do Planeamento: Recomendações e Algoritmo de Ação

A automação do planeamento não é algo que possa ser concluído num dia; exigirá uma abordagem incremental e sistemática por parte de toda a equipa; no entanto, há a garantia de um impulso contínuo assim que começar. Aqui está o algoritmo de ação:

Passo 1: Auditoria de Processos

O primeiro passo deve incluir a realização de uma revisão completa do processo de planeamento tal como opera hoje, incluindo: o que está a ser planeado (métricas financeiras / de produção / operacionais), quais as ferramentas que estão a ser usadas, quanto tempo está a ser gasto em quantas tarefas diferentes, onde ocorrem os gargalos / erros, etc. Se automatizar um processo caótico, apenas amplificará as suas ineficiências.

Passo 2: Identificar Prioridades

Estabeleça 1-2 áreas onde ocorreram tarefas repetitivas e/ou erros com o objetivo de obter resultados mensuráveis (retorno sobre o investimento) e demonstrar sucesso o mais rapidamente possível (por exemplo, orçamento vs. real / planeamento de produção).

Passo 3: Seleção do Sistema

Existem muitos produtos diferentes no mercado para escolher — ERPs universais, MRP, BPM ou produtos BI, até produtos no-code. As decisões devem basear-se no tamanho do negócio, indústria, orçamento disponível e na infraestrutura de TI atual da empresa.

Passo 4: Preparar os Seus Dados

Os seus dados devem estar limpos e atualizados quando são inseridos num sistema de planeamento. Caso contrário, a organização produzirá previsões incorretas devido a dados imprecisos. Por exemplo, remova duplicados, padronize diretórios de dados e certifique-se de que os diretórios estão sincronizados com as suas fontes originais.

Passo 5: Piloto e Depuração

No início, o sistema de planeamento será implementado apenas num local e depurado, e o sistema será introduzido aos utilizadores e o feedback sobre como melhorar o sistema de planeamento será recolhido antes de expandir para outros locais.

Passo 6: Escalar o Seu Sistema de Planeamento

O sistema de planeamento será expandido para outros departamentos, terá módulos adicionais instalados, e os utilizadores continuarão a receber formação para adaptação à medida que o seu papel muda devido às novas tarefas atribuídas.

Passo 7: Monitorização e Otimização

Monitorize constantemente métricas chave como: tempo de ciclo para produzir um plano, precisão da previsão e satisfação do utilizador. Identifique e analise o "gargalo" onde o processo de melhoria do sistema de planeamento está a falhar.

Argumentos a Favor da Automação do Planeamento: Figuras e Factos Específicos

• Reduzir o tempo de planeamento em 50-80%. Empresas que gastavam 200-300 horas-homem durante o mês antes da automação reduziram este tempo para 40-100 após a automação.
• Melhoria da precisão da previsão. A precisão melhorou em 30-50% devido a uma diminuição de erros humanos associados ao processamento manual de grandes volumes de dados.
• Reduzir o custo operacional em 15% a 25%. A automação reduz o excesso de inventário, os tempos de inatividade e elimina a duplicação de funções.
• Acelerar a tomada de decisões. Um exemplo real de automação: ciclo de orçamentação reduzido de seis semanas para duas semanas, número de ciclos de aprovação de 5 ou 7 para 2 ou 3, precisão da previsão de receitas melhorada de 65% para 87%; poupança orçamental de 12%.

Erros Comuns de Automação e Como Evitá-los

• Automatizar processos fragmentados. Se um processo não for otimizado, acelerá-lo piorará o problema e criará mais burocracia.
• Não considerar a qualidade dos dados. Usar dados sujos ou incompletos é um caminho óbvio para previsões imprecisas. Audite e limpe os seus dados.
• Tornar o sistema demasiado complicado e difícil de usar. Usar funcionalidades redundantes causa um enorme desgaste no envolvimento dos funcionários e resulta em baixa utilização da ferramenta.
• Não envolver os utilizadores finais no processo. Se os funcionários não forem treinados ou aclimatados à nova ferramenta, não a usarão de todo.
• Sem diretrizes e procedimentos claros. A eficiência e a precisão dos dados só melhoram quando há papéis e responsabilidades claramente definidos.

Vários Tipos de Planeamento e a Sua Automação

Planeamento da Produção

Agendamento automatizado de equipamentos e carregamento, gestão de inventário, planeamento de requisitos de materiais e gestão de prazos. As ferramentas incluem SAP Production Planning, Oracle Supply Chain Management, 1C:Production, Odoo e Katana. A redução média no tempo de espera é de 20% a 30%, no inventário é de 15% a 25%, o aumento na utilização de equipamentos é de 10% a 15%, e a melhoria nos níveis de qualidade é de 15% a 20%.

Planeamento Financeiro

Desenvolvimento e aprovação automatizados de orçamentos, previsão e execução de fluxo de caixa — aplicações como SAP BPC, Oracle Hyperion, Anaplan e Adaptive Insights. Estas proporcionam uma redução do ciclo orçamental em 40-60%, diminuição dos custos indiretos, melhoria da precisão da previsão em 25-35% e redução dos custos do departamento financeiro em 20-30%.

Planeamento Operacional e de Informação (Contabilidade)

Planeamento de horários, gestão de projetos e gestão de logística. O uso de sistemas informatizados modernos como MS Project, Asana, Jira e Monday.com pode criar um aumento na utilização de recursos de 15%-20%, e melhorias no tempo de resposta a mudanças de 30%-40%.

Sistemas de Planeamento Automatizado: Visão Geral e Capacidades

Benefícios da Automação da Cadeia de Abastecimento

Aloca recursos, agenda atividades e reduz a quantidade de tempo que uma empresa não consegue entregar um produto a um cliente. As organizações podem tirar o máximo partido das oportunidades proporcionadas pela automação. Com a sua ênfase na automação de processos de trabalho, muitas empresas conseguem agora obter poupanças através de uma melhor utilização da tecnologia. Os principais benefícios incluem:

• Melhoria do Serviço ao Cliente. Ao automatizar certas tarefas (como o processamento de pedidos), o tempo de resposta geral será reduzido e os clientes receberão os seus pedidos mais rapidamente.
• Eliminação de Desperdício. Os processos automatizados ajudam a eliminar o trabalho manual (como a entrada manual de pedidos) e fornecem informações mais rapidamente. Isso ajuda a reduzir custos e a melhorar a rentabilidade.
• Comunicação Simplificada. Empresas que trabalham na mesma cadeia de abastecimento podem criar sistemas automatizados para comunicar, eliminando atrasos causados por erro humano.
• Maior Disponibilidade de Produtos. Os sistemas automatizados permitem que os armazéns rastreiem com precisão os níveis de inventário em tempo real.

Conclusão e Perspetivas de Desenvolvimento

A procrastinação dispendiosa resulta numa competitividade diminuída. As empresas que habitualmente adiam tarefas estão a impactar negativamente a sua competitividade, a desperdiçar tempo e, por sua vez, a causar uma perda significativa de receita. Podemos esperar ver um aumento na implementação de IA e aprendizagem de máquina num futuro próximo, onde os agentes de IA são capazes de analisar dados por conta própria para identificar padrões e fazer recomendações sem intervenção humana constante.

A plataforma No-Code ASCN.AI oferece às empresas a capacidade de criar este tipo de assistentes de IA. Os assistentes de IA No-Code podem integrar-se com muitos sistemas de negócios diferentes e ajustar-se dinamicamente para atender às necessidades individuais únicas das empresas – isso representa um novo nível de automação que é superior aos métodos tradicionais.

Perguntas Frequentes

Posso automatizar processos de planeamento sem gastar muito dinheiro em TI?

Pode definitivamente automatizar os seus processos sem gastar muito dinheiro em TI! Plataformas modernas No-Code como a ASCN.AI permitem que as empresas automatizem os seus processos muito rapidamente e com uma quantidade mínima de codificação por uma fração do que os sistemas ERP ou de automação tradicionais custariam.

Com que processo devo iniciar o meu processo de automação?

Comece com as áreas de negócio mais críticas que contêm um alto nível de tarefas rotineiras sujeitas a erro humano, tais como: planeamento financeiro; processos de produção; e gestão de projetos.

Quanto tempo geralmente leva para implementar um sistema de automação?

O tempo típico de implementação para um grande sistema de automação projetado para automatizar processos de gestão empresarial é de seis meses. Projetos de automação para soluções de Cloud Service Provider (CSP) geralmente levam de 2 a 6 meses para serem implementados, enquanto as soluções No-Code podem conter todo o processo de automação do início ao fim em apenas alguns dias ou semanas.

Precisarei de programadores para implementar um sistema de automação?

Se estiver a usar uma plataforma No-Code, não precisará de qualquer experiência técnica. No entanto, se estiver a usar sistemas ERP ou de automação tradicionais, precisará de bastante experiência técnica e, muito provavelmente, precisará de contratar um fornecedor externo.

Como meço a diferença que os meus esforços de automação estão a fazer?

Para medir o efeito da automação num negócio, pode comparar as métricas chave de desempenho antes e depois: tempo de planeamento, precisão da previsão, número de erros, custo operacional e satisfação do utilizador.

Aviso Legal

Este documento fornece apenas informações gerais e não representa um endosso de qualquer tipo de investimento, ou qualquer forma de aconselhamento jurídico ou de segurança. Se decidir usar um Assistente de IA para automatizar os seus processos de negócio, deve certificar-se de pesquisar adequadamente as funções de qualquer plataforma específica que esteja a considerar usar.